In Deutschland gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer elektronischen Kasse. Unternehmen haben die Wahl zwischen einer offenen Ladenkasse und einem elektronischen Kassensystem. Die Wahl des passenden Systems hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihres Geschäfts ab.
Die offene Ladenkasse: Eine Option für geringe Barumsätze
Ein Beispiel: In Ihrem Unternehmen spielen Barerlöse kaum eine Rolle. Sie führen eine Bargeldkasse hauptsächlich für Kunden, die gelegentlich Material kaufen oder eine Rechnung bar bezahlen. In diesem Fall ist eine offene Ladenkasse die geeignete Wahl. Ebenfalls empfiehlt sich die offene Ladenkasse, wenn Sie nicht täglich, sondern in regelmäßigen Abständen Ihre Kasse auszählen und einen Soll-/Ist-Abgleich durchführen.
Tipp: Wenn ein Betriebsprüfer Ihre Kassenführung in Frage stellt, weil Sie keinen täglichen Kassenbericht erstellen, sollten Sie sich nicht sofort geschlagen geben. Warten Sie auf den Betriebsprüfungsbericht und die angepassten Steuerbescheide, legen Sie Einspruch ein und beantragen Sie eine Aussetzung der Vollziehung. Wenn das Finanzamt nicht zu Ihren Gunsten entscheidet, sollten Sie über eine Klage vor dem Finanzgericht nachdenken.
Anforderungen an die Kassenführung
Lange wurde von Betriebsprüfern verlangt, dass Kassen täglich auszuzählen sind. Für eine offene Ladenkasse ist dies auch weiterhin oft der Fall. Bei einem elektronischen Kassensystem müssen Sie in regelmäßigen Abständen einen Soll-/Ist-Abgleich durchführen. Was „regelmäßig“ bedeutet, ist jedoch nicht genau definiert und kann beispielsweise einmal pro Woche sein.
Das sollten Sie tun: Führen Sie mindestens einmal wöchentlich einen Soll-/Ist-Abgleich durch. Zählen Sie Ihre Kasse aus und vergleichen Sie den Kassenbestand mit den ermittelten Erlösen der Woche laut addierten Z-Bons.
Wann ein elektronisches Kassensystem notwendig wird
Bei nennenswerten Barumsätzen oder wenn Ihre Kunden einen maschinell registrierten Beleg benötigen, um ihre Ausgaben steuerlich geltend zu machen (z. B. in der Gastronomie), ist ein elektronisches Kassensystem unverzichtbar. Beachten Sie, dass Ihre Kasse ab 2024 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein muss. Diese Einrichtung speichert verschlüsselte Kasseneingaben auf einem Speichermodul, das über eine digitale Schnittstelle ausgelesen werden kann. Ohne TSE drohen Ihnen Hinzuschätzungen.
So erstellen Sie einen ordnungsgemäßen Kassenbericht
Beginnen Sie Ihren Kassenbericht immer mit dem ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss. Dies führt zur retrograden Ermittlung Ihrer Betriebseinnahmen. Hier ein Beispiel:
- Ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss: 1.500 €
- + Barausgaben (Wareneinkauf): + 120 €
- + Barentnahmen (private Zwecke): + 100 €
- + Bareinzahlungen aus der Kasse auf das betriebliche Bankkonto: + 300 €
- – Bareinlagen aus dem privaten Bereich: – 100 €
- – Bareinzahlungen vom Bankkonto in die Kasse: – 100 €
- – Kassenbestand des Vortags: – 800 €
- = Tageseinnahme = Umsatz: 1.420 €
Fazit
Eine sorgfältige Kassenführung ist entscheidend, um steuerliche Probleme und mögliche Hinzuschätzungen zu vermeiden. Ob Sie sich für eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Kassensystem entscheiden, hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Beachten Sie dabei stets die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Aufzeichnungen stets aktuell und korrekt sind.
Mehr Infos siehe https://www.steuerschroeder.de/Kasse-Buchhaltung.html