Einführung: Die Anforderungen an Unternehmen, speziell im Hinblick auf die Dokumentation betrieblicher Prozesse, haben sich durch fortschreitende Digitalisierung und technologische Entwicklungen erheblich verändert. Die Finanzverwaltungen legen immer größeren Wert auf eine ordnungsgemäße und verlustfreie Dokumentation dieser Prozesse, bekannt unter dem Begriff „Verfahrensdokumentation„. Diese ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern bietet auch erhebliche Potenziale für die Steuerberatung, sich von traditionellen Dienstleistungen hin zu proaktiver Prozessberatung weiterzuentwickeln.

Aktuelle Situation: Früher war das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation bei Prüfungen eher eine Seltenheit, heute ist sie ein Standardanforderung in den meisten Bundesländern. Dies führt oft zu Frustration bei Mandanten, die den Nutzen hinter der geforderten Bürokratie nicht sehen. Hier setzt das Potenzial für Steuerberater an, diese Anforderungen in greifbare Vorteile für den Mandanten umzuwandeln.

Mehrwerte der Verfahrensdokumentation: Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation kann weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Sie ermöglicht eine klare Darstellung und Optimierung interner Abläufe, was nicht nur zur Effizienzsteigerung beiträgt, sondern auch Risiken minimiert und Compliance sicherstellt. Hieraus ergeben sich neue Beratungsfelder für Steuerberater, die sich positiv auf die Mandantenbeziehung und das eigene Geschäft auswirken können.

Anwendung in der Praxis: In der Praxis umfasst die Verfahrensdokumentation folgende Bereiche:

• Kassenführung: Dokumentation aller Vorgänge an Kassen und ähnlichen Systemen.
• Belegablage: Vom Eingang über die Erfassung bis zur Archivierung von Belegen.
• Ersetzendes Scannen: Revisionssichere Archivierung und Vernichtung von Belegen.
• Unternehmensprozesse: Dokumentation der Zugangskontrollen und des Umgangs mit sensiblen Daten.

Vorteile für Steuerberater: Durch die Einbindung in die Erstellung und Überprüfung der Verfahrensdokumentation können Steuerberater ihren Mandanten zusätzliche Dienstleistungen anbieten. Dies reicht von der Grundberatung zur Einrichtung der Systeme bis hin zur fortlaufenden Überprüfung und Anpassung der Dokumentation. Darüber hinaus können Steuerberater als strategische Partner agieren, die nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben unterstützen, sondern auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen.

Schlussfolgerung: Die Verfahrensdokumentation stellt ein zentrales Element in der modernen Unternehmensführung und Steuerberatung dar. Sie bietet Steuerberatern die Möglichkeit, ihr Dienstleistungsangebot zu erweitern und den Mandanten einen echten Mehrwert zu liefern.