Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?

Die Umsetzung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfordert eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese Dokumentation soll Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der elektronischen Datenverarbeitung vollständig und schlüssig darstellen. Besonders Betriebe mit Registrierkassen müssen die Dokumentation zur Kassenführung ab dem 1. Januar 2018 jederzeit griffbereit haben.

Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus:

1. Allgemeine Beschreibung: Überblick über das Unternehmen und die eingesetzten Systeme.
2. Anwenderdokumentation: Bedienungsanleitungen und Konfigurationsprotokolle.
3. Technische Systemdokumentation: Beschreibung der technischen Systeme und ihrer Funktionsweise.
4. Betriebsdokumentation: Nachweise zur Datenintegrität, Datensicherung und Zugangsberechtigungen.

Selbst wenn eine unzureichende Verfahrensdokumentation nicht direkt zur Verwerfung der gesamten Buchführung führt, sollten Unternehmen keinesfalls darauf verzichten.

Praktische Umsetzung in der Praxis

Ein erster Schritt zur Erstellung der Verfahrensdokumentation ist das Auflisten aller relevanten Systeme und das Sammeln der entsprechenden Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle. Im Anschluss sollte gemeinsam mit dem Steuerberater festgehalten werden, wie die Belegverarbeitung und die Buchhaltung im jeweiligen Unternehmen erfolgen.

Gerade für bargeldintensive Betriebe ist die Empfehlung, die Verfahrensdokumentation noch in diesem Jahr zu erstellen, von besonderer Bedeutung. Ab 1. Januar 2018 kann die Finanzverwaltung nach dem Kassengesetz eine unangekündigte Kassen-Nachschau vornehmen.

Die Rolle des Steuerberaters

Steuerberater sollten ihre Mandanten aktiv bei der Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen. Viele Unternehmen sind sich der Auswirkungen der GoBD noch nicht ausreichend bewusst oder fühlen sich von den Anforderungen überfordert. Hier ist es Aufgabe des Steuerberaters, Informationen bereitzustellen und praktikable Hilfen anzubieten.

Ein besonderes Eigeninteresse sollten Steuerberater daran haben, das Thema aktiv anzugehen. Branchenfremde Anbieter bieten bereits Lösungen zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen an. Steuerberater sollten diese Lücke schließen und selbst entsprechende Lösungen anbieten.

Unterstützung durch Softwarelösungen

Alle bekannten Anbieter von Kanzleisoftware haben Dokumentenmanagementlösungen auch für Mandanten im Portfolio. Die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Softwarehäusern oder Start-ups, die speziell für die Steuerberatungsbranche arbeiten, kann von Vorteil sein. Diese bieten einfach zu bedienende Lösungen zum GoBD-sicheren Datenaustausch an.

Konkreter Tipp: GoBD-Schnellcheck

Ein praktischer Tipp: Sie können bei mir einen GoBD-Schnellcheck abrufen. Mit der Checkliste können Sie schnell und einfach anhand von Fragen klären, wo noch Handlungsbedarf bei der Umsetzung der GoBD besteht. Diese Checkliste gemeinsam mit den Mandanten durchzugehen, ist ein guter Ansatz.

Fazit

Es wird ernst! Die Finanzverwaltung hat die Umsetzung der GoBD in den Fokus der Betriebsprüfungen gerückt. Zu den neuen Prüfungsschwerpunkten gehören vor allem die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts-, Fakturierungs- und anderen Vorsystemen, die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen sowie das Vorliegen von Verfahrensdokumentationen.

Steuerberater sollten ihre Mandanten klar darauf hinweisen und ihnen aktiv bei der Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation zur Seite stehen. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht werden und unangenehme Konsequenzen vermeiden.