Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Regelungen zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsdienstreisen in Kraft. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben (IV C 5 – S 2353/19/10010:006 vom 02.12.2024) neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bekanntgegeben, die ab Januar 2025 gelten.
Was sind die wichtigsten Änderungen?
- Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten
- Die Änderungen betreffen vor allem die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsreisen. Die neuen Beträge treten ab dem 1. Januar 2025 in Kraft, und die Änderungen gegenüber der Übersicht des Jahres 2024 sind hervorgehoben.
- Für eintägige Auslandsreisen ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen, die mehrere Länder betreffen, gilt eine differenzierte Regelung, die sich nach den Tagen der Abwesenheit richtet.
- Ermittlung der Pauschbeträge an Anreise-, Abreisetagen und Zwischentagen
- Bei der Anreise und Abreise von Auslandsreisen wird der Pauschbetrag des Ortes berücksichtigt, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Für den Zwischentag gilt der Pauschbetrag des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht.
- Besonders zu beachten ist, dass bei der Rückkehr von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit und der anschließenden Weiterreise nur die höhere Verpflegungspauschale angesetzt wird.
- Kürzung der Verpflegungspauschale
- Falls der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten zur Verfügung stellt, wird die Verpflegungspauschale gemäß § 9 Absatz 4a EStG tagesbezogen gekürzt. Dies gilt auch, wenn Mahlzeiten im Ausland bereitgestellt werden.
Beispiel zur Kürzung der Verpflegungspauschale: Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zurück und reist am gleichen Tag nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Für den Dienstag wird nur die höhere Verpflegungspauschale von 50 Euro berücksichtigt. Da Frühstück in Straßburg gestellt wurde, wird die Pauschale um 15 Euro reduziert, was eine endgültige Pauschale von 35 Euro ergibt.
Regelungen für nicht erfasste Länder und Gebiete
Für Länder, die nicht in der Übersicht des BMF erfasst sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg als Maßstab. Für Übersee- und Außengebiete eines Landes wird der Pauschbetrag des Mutterlandes herangezogen.
Übernachtungskosten
Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten können nur dann für den Werbungskostenabzug oder Betriebsausgabenabzug geltend gemacht werden, wenn diese tatsächlich vom Arbeitgeber erstattet werden. Andernfalls sind die tatsächlichen Übernachtungskosten für den Abzug maßgebend.
Weitere Hinweise
Das BMF-Schreiben gilt auch für doppelte Haushaltsführungen im Ausland und enthält ergänzende Hinweise zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten. Alle relevanten Pauschbeträge sind in einer Übersicht zusammengefasst, die auf der Homepage des BMF verfügbar ist.
Fazit
Ab 1. Januar 2025 treten wichtige Änderungen in der steuerlichen Behandlung von Reisekosten für Auslandsreisen in Kraft. Unternehmer und Arbeitnehmer sollten sich frühzeitig mit den neuen Regelungen vertraut machen, um Steuerfallen zu vermeiden und von den Vorteilen der aktualisierten Pauschbeträge zu profitieren.
Weitere Details finden Sie im vollständigen BMF-Schreiben, das auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen zugänglich ist.