Steuern & Recht

So verhalten Sie sich richtig bei einer Kassennachschau (souverän und rechtskonform)

Eine unangekündigte Kassennachschau kann für jeden Unternehmer zur Nervenprobe werden. Mit der richtigen Vorbereitung und einem souveränen Auftreten können Sie die Situation jedoch meistern und negative Folgen vermeiden.

Vorbereitung ist das A und O

Da eine Kassennachschau jederzeit erfolgen kann, sollten Sie Ihre Kassenführung stets lückenlos und revisionssicher gestalten.

  • Halten Sie alle relevanten Unterlagen griffbereit: Dazu gehören Kassenbücher, Journale, Summenbons, Tagesabschlüsse, Kassensturzprotokolle und die Bedienungsanleitung Ihrer Kasse.
  • Sicherstellen Sie die lückenlose Aufzeichnung aller Umsätze: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen korrekt erfasst und dokumentiert sein.
  • Bewahren Sie alle Kassenbelege auf: Die Kassenbelege sind die wichtigsten Beweisstücke für Ihre ordnungsgemäße Kassenführung.
  • Wählen Sie ein zertifiziertes Kassensystem: Achten Sie darauf, dass Ihr Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) entspricht.
  • Regelmäßige Tests und Updates: Führen Sie regelmäßig Tests Ihres Kassensystems durch und aktualisieren Sie die Software auf den neusten Stand.

So verhalten Sie sich während der Kassennachschau

  • Freundlich und kooperativ: Zeigen Sie dem Prüfer gegenüber ein respektvolles und kooperatives Verhalten.
  • Sachkundige Ansprechpartner: Stellen Sie sicher, dass nur geschulte Mitarbeiter mit dem Prüfer sprechen.
  • Begleiten Sie den Prüfer: Beaufsichtigen Sie den Prüfer während der gesamten Kassennachschau und machen Sie Notizen.
  • Informieren Sie Ihren Steuerberater: Holen Sie sich im Zweifelsfall Rat und Unterstützung von Ihrem Steuerberater.
  • Dokumentieren Sie den Ablauf: Lassen Sie sich vom Prüfer ein Protokoll über die durchgeführten Maßnahmen aushändigen.

Ihre Pflichten bei einer Kassennachschau

Während der Kassennachschau sind Sie verpflichtet:

  • Alle relevanten Unterlagen vorzulegen: Dazu gehören Kassenbücher, Journale, Summenbons, Tagesabschlüsse, Kassensturzprotokolle und die Bedienungsanleitung Ihrer Kasse.
  • Einsichtnahme in digitale Daten zu ermöglichen: Der Prüfer hat das Recht, Ihre digitalen Kassenaufzeichnungen einzusehen und auf einen Datenträger zu überspielen.
  • Auskunft zu erteilen: Sie müssen alle Fragen des Prüfers beantworten, die für die Kassenführung relevant sind.
  • Zutritt zur Kasse zu gewähren: Der Prüfer muss ungehinderten Zugang zu Ihrer Kasse und allen damit verbundenen Aufzeichnungen haben.
  • Organisationsunterlagen vorzulegen: Legen Sie dem Prüfer alle Unterlagen vor, die für die Organisation und Funktionsweise Ihrer Kasse relevant sind.
  • Elektronische Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen: Bei einer elektronischen Kasse müssen Sie die Aufzeichnungen in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen.
  • Kassenaufzeichnungen der Vortage vorzulegen: Bei einer offenen Ladenkasse muss der Prüfer auch die Kassenaufzeichnungen der Vortage einsehen können.

Mögliche Folgen einer Kassennachschau

Stellt der Prüfer Unregelmäßigkeiten bei Ihrer Kassenführung fest, kann dies weitreichende Folgen haben:

  • Verwerfung der Buchführung: Bei gravierenden Mängeln kann Ihre gesamte Buchführung verworfen werden.
  • Schätzung der Besteuerungsgrundlage: Das Finanzamt kann die Höhe Ihrer Umsätze und Gewinne schätzen, was zu hohen Steuernachzahlungen führen kann.
  • Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Kassensicherungsverordnung können Bußgelder bis zu 25.000 € verhängt werden.
  • Steuerstrafverfahren: In besonders schwerwiegenden Fällen, wie bei Vorsatz oder Steuerhinterziehung, kann ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden.

Fazit

Mit einer ordnungsgemäßen Kassenführung und einem souveränen Auftreten bei einer Kassennachschau können Sie negative Folgen vermeiden. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Steuerberater beraten, um Ihre Rechte zu kennen und Ihre Pflichten zu erfüllen.