Die Kosten für die Reinigung von Büro-, Geschäfts-, Lager-, Werkstatt- oder Laborräumen gehören zu den Betriebsausgaben, die Sie steuerlich geltend machen können. Zusätzlich lässt sich die in den Rechnungen enthaltene Vorsteuer abziehen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Buchung der Reinigungskosten korrekt durchführen und was Sie dabei beachten müssen.

So buchen Sie die Kosten für die Büroreinigung

Die Kosten für Reinigungsmittel oder eine von einer Fremdfirma gestellte Rechnung erfassen Sie im Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 unter den Raumkosten. Hier die entsprechenden Konten:

• SKR 03: Konto „Reinigung“ (4250)
• SKR 04: Konto „Reinigung“ (6330)

Die Vorsteuer aus den ordnungsgemäß ausgestellten Rechnungen buchen Sie wie folgt:

• SKR 03: Konto „Abziehbare Vorsteuer 19%“ (1576)
• SKR 04: Konto „Abziehbare Vorsteuer 19%“ (1406)

Beispielbuchung einer Reinigungsrechnung

Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen eine Firma mit der Reinigung Ihrer Büroräume. Die Firma stellt Ihnen im September 2024 eine Rechnung über 250 € netto plus 47,50 € Umsatzsteuer, insgesamt 297,50 €. Ihre Buchung sieht dann so aus:

1. Reinigungskosten: 250 € auf Konto 4250 (SKR 03) bzw. 6330 (SKR 04)
2. Abziehbare Vorsteuer 19%: 47,50 € auf Konto 1576 (SKR 03) bzw. 1406 (SKR 04)
3. Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (z.B. Kreditorennummer 70205): 297,50 € auf Konto 1600 (SKR 03) bzw. 3300 (SKR 04)

Minijobber und Reinigungskräfte im Arbeitsverhältnis

Sollten Sie Reinigungskräfte als Minijobber oder in einem regulären Arbeitsverhältnis beschäftigen, erfassen Sie die Kosten nicht auf dem Konto für Reinigungskosten. Diese Lohnkosten buchen Sie auf den regulären Lohnkonten:

• SKR 03: Konto 4110 (Löhne)
• SKR 04: Konto 6010 (Löhne)

Reinigungskosten im eigenen Haus

Befindet sich Ihr Büro in Ihrem eigenen Haus, können Sie nur den Anteil der Reinigungskosten als Betriebsausgaben ansetzen, der betrieblich genutzt wird. Diesen Anteil sollten Sie genau schätzen oder trennen, z.B. durch separate Rechnungen oder den getrennten Einkauf von Reinigungsmitteln.

Ein Aufteilungsmaßstab könnte das Verhältnis zwischen betrieblich und privat genutzter Fläche des Hauses sein. So wird sichergestellt, dass die abgesetzten Kosten nur den betrieblich genutzten Räumen zugerechnet werden.

Tipp: Kosten für Privaträume anteilig absetzen

Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitszimmer in Ihrem eigenen Haus nutzen, können Sie die anteiligen Mietkosten, Strom, Heizung und weitere laufende Kosten steuerlich geltend machen. Dies gilt auch für Kosten wie den Beitrag für einen Mieterschutzverein oder andere umlagefähige Aufwendungen.

Fazit: Die Buchung der Reinigungskosten ist unkompliziert, wenn Sie die entsprechenden Konten richtig nutzen. Achten Sie bei Mischverhältnissen im eigenen Haus darauf, die Aufwendungen klar zu trennen und den betrieblichen Anteil korrekt zu berechnen.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die Buchungen vornehmen sollen, stehe ich Ihnen gerne als Steuerberater zur Seite! Tipp für Freiberufler: online Buchhaltung Buchomat.

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