Geschäftsreisen können ins Geld gehen, vor allem wenn es um die Verpflegung geht. Für eine zweitägige Geschäftsreise in einer deutschen Großstadt gibt es vom Finanzamt beispielsweise nur eine Pauschale von maximal 56 € – viel zu wenig, um angemessen zu essen. Doch mit einem cleveren Trick können Sie Ihre tatsächlichen Kosten deutlich besser geltend machen.
Geheimtipp: Gegenseitiges Bewirten
Nehmen wir an, Sie sind mit einem Geschäftspartner auf zweitägiger Geschäftsreise. Sie laden Ihren Geschäftspartner am ersten Tag zum Essen ein und lassen sich am zweiten Tag von ihm einladen. So können Sie jeweils 70 % Ihrer Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen. Das Finanzamt erkennt in diesem Fall beide Essen als Geschäftsessen an, da ein geschäftlicher Anlass vorliegt.
So funktioniert’s:
- Bewirtungskosten einzeln geltend machen: Bewirten Sie Ihren Geschäftspartner am ersten Tag, können Sie die Rechnung wie gewohnt steuerlich absetzen. Achten Sie darauf, dass der Beleg den Namen Ihres Geschäftspartners und den Anlass des Essens vermerkt.
- Gegenbewirtung am nächsten Tag: Am zweiten Tag bewirtet Sie Ihr Geschäftspartner. Auch diese Rechnung können Sie steuerlich absetzen, vorausgesetzt, Sie haben einen Bewirtungsbeleg mit den korrekten Angaben.
- 70 % der Kosten absetzen: Da es sich um ein Geschäftsessen handelt, können Sie 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30 % bleiben Privatkosten.
Wichtig:
- Belege aufbewahren: Bewahren Sie alle Bewirtungsbelege sorgfältig auf. Das Finanzamt kann diese jederzeit von Ihnen verlangen.
- Geschäftspartner dokumentieren: Notieren Sie auf den Belegen immer den Namen Ihres Geschäftspartners und den Anlass des Essens.
- Höchstgrenze beachten: Die 70-%-Regelung gilt pro Bewirtung, nicht pro Person. Das bedeutet, dass Sie bei einem gemeinsamen Essen mit mehreren Geschäftspartnern nicht 70 % der Kosten pro Person absetzen können.
Fazit:
Mit dem Tipp des gegenseitigen Bewirtens können Sie Ihre Bewirtungskosten auf Geschäftsreisen deutlich besser geltend machen. So sparen Sie bares Geld und schonen Ihre Reisekasse. Beachten Sie dabei aber die oben genannten Punkte, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.
Zusätzliche Tipps:
- Bewirtungsbelege richtig ausfüllen: Neben dem Namen Ihres Geschäftspartners und dem Anlass des Essens sollten Sie auf dem Bewirtungsbeleg auch die Art der Bewirtung (z.B. Abendessen), das Datum, den Ort und die Höhe der Rechnung vermerken.
- Pauschalen nutzen: Für kürzere Geschäftsreisen oder Reisen ins Ausland können Sie unter Umständen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Diese Pauschalen sind zwar niedriger als die tatsächlichen Kosten, können aber unkompliziert abgesetzt werden.
- Bewirtungskosten im Unternehmen regeln: In vielen Unternehmen gibt es interne Richtlinien für die Bewirtungskosten. Informieren Sie sich vor Ihrer Geschäftsreise über die in Ihrem Unternehmen geltenden Regelungen.