Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Die EU-Kommission und die Bundesregierung erhoffen sich von dieser Maßnahme primär eine Eindämmung von Mehrwertsteuerbetrug und zusätzlich einen Digitalisierungsschub. Viele Unternehmerbefürchten jedoch eine Zunahme der Bürokratie und den damit verbundenen Aufwand zur Umstellung der bisherigen Rechnungsprozesse. Wir als Ihre Steuerberatungskanzlei möchten Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Aspekte und Schritte geben, damit Sie optimal vorbereitet sind.

Hintergrund der Einführung der Elektronischen Rechnung

Die EU-Kommission plant mit ihrem Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) die Einführung eines grenzüberschreitenden transaktionsbezogenen Meldesystems im B2B-Bereich ab 2028. Ziel ist die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug in der Europäischen Union. Eine zentrale Voraussetzung hierfür ist die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für Unternehmen. Länder wie Italien haben die E-Rechnung bereits eingeführt, und Frankreich und Polen sind ebenfalls dabei, dies umzusetzen. Deutschland plant die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich zum 01.01.2025.

Im Diskussionsentwurf des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) wird die E-Rechnung folgendermaßen definiert: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Papier- und PDF-Rechnungen sowie alle vom Standard abweichenden Formate sind „sonstige Rechnungen“ und damit nicht mehr umsatzsteuerlich relevant.

Konkrete Umsetzung in Deutschland

Der Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz konkretisiert die Umsetzung der E-Rechnungspflicht wie folgt:

• Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Ab dem 01.01.2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
• Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden.
• Ab dem 01.01.2027 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden. (Ausnahme: EDI darf bis zum 31.12.2027 verwendet werden)

Steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Den Rechnungsausgangsprozess anpassen

Um Rechnungen nicht wie bisher als PDF- oder Word-Dokument zu erzeugen und zu versenden, sondern in einem elektronischen Format, sollten Sie die Funktionen Ihres Rechnungsprogramms überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Viele Softwareanbieter haben bereits entsprechende Funktionen zur Erzeugung von E-Rechnungen integriert. Dies erleichtert die Umstellung.

Die Herausforderung liegt oft im Versand an Ihre Kunden. Unternehmen, die aktuell noch nicht digital versenden, sollten sicherstellen, dass die E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger in der Software hinterlegt sind. Sollten Sie bereits PDF-Rechnungen versenden, wissen Sie, dass bisher das Einverständnis der Kunden für den digitalen Rechnungsversand benötigt wurde. Dies entfällt mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.

Den Rechnungseingangsprozess anpassen

Auch der Rechnungseingangsprozess muss überprüft werden. Laut dem Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz muss jedes Unternehmen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Hierfür sollte mindestens eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet werden. Der Nutzen der maschinellen Verarbeitung von E-Rechnungen kann Ihnen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen bringen. Die Umstellung auf E-Rechnungen bei Ihren Lieferanten und Dienstleistern kann bereits jetzt angefragt werden.

Vorteile der Elektronischen Rechnung

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung und Verarbeitung von Papier- oder PDF-Rechnungen.
• Kostenreduktion: Weniger Verwaltungsaufwand und geringere Kosten für Druck und Versand.
• Effizienz: Schnellerer Rechnungsaustausch und einfachere Nachverfolgung.
• Transparenz: Bessere Nachvollziehbarkeit und weniger Fehlerquellen.

Unsere Unterstützung für Sie

Als Ihre Steuerberatungskanzlei unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Unser Know-how im Bereich Buchhaltung, Rechnungsprozesse und Digitalisierung ermöglicht es uns, Ihnen maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Wir helfen Ihnen, die notwendigen Anpassungen in Ihren Rechnungsprozessen vorzunehmen und Ihre Mitarbeitenden entsprechend zu schulen.

Fazit und Ausblick

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich bietet Ihnen die Chance, Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Prozesse zu modernisieren und sich für die Zukunft zu rüsten.