Ab dem Kalenderjahr 2025 gelten neue Regelungen für die Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen. In einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 05.09.2024 wurden in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Details festgelegt, wie die Übermittlung dieser Bescheinigungen an die Finanzbehörden zu erfolgen hat. Besonders relevant ist diese Neuregelung für Arbeitgeber, die keine maschinelle Lohnabrechnung nutzen und nur geringfügige Beschäftigungen anbieten.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss gemäß § 41b Absatz 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Absatz 1 AO von jedem Arbeitgeber bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres an die zuständige Finanzbehörde übermittelt werden. Diese Datenübermittlung erfolgt mittels Datenfernübertragung über eine amtlich bestimmte Schnittstelle, die authentifiziert sein muss. Das Zertifikat zur Authentifizierung ist einmalig über die Plattform ELSTER (www.elster.de) zu beantragen.
Jede elektronische Lohnsteuerbescheinigung erhält zudem eine eindeutige ID, die sogenannte KmId (Kennung des Meldedatensatzes), die vom Datenlieferanten vergeben wird. Die technische Beschreibung der Schnittstelle, die für die Erstellung dieser ID benötigt wird, ist ebenfalls auf ELSTER verfügbar.
Besondere Lohnsteuerbescheinigung für geringfügige Beschäftigungen
Abweichend von der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung können Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in Privathaushalten nach § 8a SGB IV beschäftigen, eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung in Papierform erstellen. Dies bietet eine alternative Möglichkeit für kleinere Arbeitgeber, die nicht über die technischen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung verfügen.
Keine Lohnsteuerbescheinigung bei pauschaler Lohnsteuer
Für Arbeitnehmer, deren Lohnsteuer ausschließlich nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben wird, muss keine Lohnsteuerbescheinigung erstellt werden. Dies gilt insbesondere für geringfügige Beschäftigungen, bei denen die Steuerlast pauschal durch den Arbeitgeber getragen wird.
Wichtig für Arbeitgeber
- Arbeitgeber müssen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis spätestens Ende Februar des Folgejahres an die Finanzbehörden übermitteln.
- Arbeitgeber, die keine maschinelle Lohnabrechnung nutzen und geringfügige Beschäftigte in Privathaushalten haben, können weiterhin eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung ausstellen.
- Das erforderliche Zertifikat für die elektronische Übermittlung muss über www.elster.de beantragt werden.
- Für Arbeitnehmer, bei denen die Lohnsteuer pauschal erhoben wurde, entfällt die Verpflichtung zur Ausstellung einer Lohnsteuerbescheinigung.
Die neuen Regelungen treten ab dem Jahr 2025 in Kraft. Arbeitgeber sollten sich rechtzeitig auf die Änderungen einstellen und die erforderlichen Zertifikate beantragen, um die fristgerechte Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen sicherzustellen.