Die digitale Transformation hat viele Aspekte unseres Alltags verändert, darunter auch, wie wir mit unseren Finanzen umgehen. Besonders auffällig ist der Wandel in der Art und Weise, wie Bankkunden ihre Kontoauszüge erhalten: immer häufiger in digitaler Form, sei es als PDF, TIF oder in maschinell auswertbaren Formaten wie CSV. Dieser Trend stellt neue Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung dieser wichtigen Dokumente.
Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht
Nach §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) sind originär digitale Dokumente wie elektronische Kontoauszüge aufbewahrungspflichtig. Ein einfacher Ausdruck und die anschließende Löschung des digitalen Originals sind nicht ausreichend, da der Ausdruck rechtlich nicht als gleichwertig mit dem digitalen Original angesehen wird.
Anforderungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD)
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen fest, dass Buchführung und Aufzeichnungen auf Datenträgern den Anforderungen der Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und jederzeitigen Verfügbarkeit entsprechen müssen. Dies gilt besonders für die Verarbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen:
- Unveränderbarkeit und Vollständigkeit: Systeme müssen gewährleisten, dass eingehende Dokumente nicht bearbeitet oder gelöscht werden können. Zudem muss während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium jegliche Bearbeitung ausgeschlossen sein.
- Verfügbarkeit und Lesbarkeit: Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Verfahrens- und Systemdokumentation: Die eingesetzten Verfahren und Systeme müssen in einer Dokumentation erfasst werden, die auch die Art der Speicherung und Archivierung von elektronischen Eingangsdokumenten beschreibt.
Spezielle Überlegungen zur maschinellen Weiterverarbeitung
Die Weiterverarbeitung von Kontoinformationen, insbesondere wenn sie in auswertbaren Formaten wie XLS oder CSV übermittelt werden, stellt besondere Anforderungen:
- Es muss sichergestellt sein, dass die Daten von ihrer Einspielung bis zur buchhalterischen Verarbeitung unveränderbar bleiben.
- Die reine Aufbewahrung einer CSV- oder XLS-Datei ohne Gewährleistung der Datenintegrität ist nicht ausreichend.
Alternative Aufbewahrungsmethoden
Eine mögliche Alternative zur lokalen Speicherung von Kontoauszügen ist die Vorhaltung beim Kreditinstitut, wobei der Kunde jederzeit Zugriff haben muss. Dies kann eine praktikable Lösung sein, sofern die Bank die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet.
Hinweise der Kreditinstitute und Verantwortung des Steuerpflichtigen
Banken weisen häufig darauf hin, dass die Anerkennung elektronischer Kontoauszüge mit dem Finanzamt abzuklären ist. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes Steuerpflichtigen, die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung zu erfüllen.
Besondere Regelungen für Privatkunden
Im Bereich der Privatkunden, die keine buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Geschäfte tätigen, besteht in der Regel keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Doch auch hier können ausgedruckte Online-Bankauszüge unter bestimmten Umständen als Zahlungsnachweis in Steuererklärungen anerkannt werden.
Fazit
Die korrekte Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen ist für Unternehmen unerlässlich, um den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht zu werden. Es ist wichtig, dass sowohl die technischen Systeme als auch die internen Prozesse den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, um die Integrität und Sicherheit der finanziellen Daten zu gewährleisten.