Überblick

Die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer anfallen, sind von besonderer Bedeutung für selbstständig Tätige, die ihren Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln. Das Finanzgericht (FG) Hessen hat in einer Entscheidung vom 13. Oktober 2022 (Az. 10 K 1672/19; Revision anhängig beim BFH unter Az. VIII R 6/24) klargestellt, welche Anforderungen hierbei zu erfüllen sind.

Entscheidung des FG Hessen

Das FG Hessen hat entschieden, dass die Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG nur dann erfüllt sind, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer einzeln und fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden. Dies bedeutet, dass die Steuerpflichtigen nicht nur die Gesamtkosten dokumentieren müssen, sondern jede einzelne Ausgabe detailliert erfassen müssen.

Detaillierte Aufzeichnungspflichten

Aufwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Hierzu zählen unter anderem:

• Miete
• Finanzierungskosten
• Abschreibungen
• Verbrauchsabhängige Kosten (z. B. Wasser- und Energiekosten)

Diese Aufwendungen dürfen nur dann bei der Gewinnermittlung berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind. Die Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG stellen eine zusätzliche materielle Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug dar. Bei Nichteinhaltung dieser Pflichten droht ein Abzugsverbot, welches in der Praxis bedeutet, dass die betroffenen Aufwendungen dem Gewinn als Betriebseinnahme hinzugerechnet werden.

Praxisempfehlung

Das Abzugsverbot aufgrund von Verletzungen der Aufzeichnungspflichten kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Steuerberater sollten ihre Mandanten daher dringend auf die Einhaltung dieser Pflichten hinweisen und die potenziellen Folgen einer Pflichtverletzung erläutern. Besonders hervorzuheben ist das anhängige Revisionsverfahren beim BFH, das möglicherweise zu einer Präzisierung der Anforderungen führen könnte.

Praxis-Tipp: Die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 15. August 2023, IV C 6-S 2145/19/10006 :027, 2023/0007603, BStBl. I 2023, 1551, Rz. 25) hat klargestellt, dass keine Bedenken bestehen, wenn die anteiligen Finanzierungskosten für das Arbeitszimmer geschätzt und nach Ablauf des Jahres basierend auf der Jahresabrechnung des Kreditinstituts aufgezeichnet werden. Ähnliches gilt für die verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser- und Energiekosten. Abschreibungsbeträge müssen einmal jährlich, zeitnah nach Ablauf des Jahres, aufgezeichnet werden. Bei der Nutzung der Jahrespauschale bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.

Handlungsempfehlungen bei Konflikten

In Fällen, in denen bereits Konflikte bezüglich der Aufzeichnungspflichten bestehen, sind Einspruch und gegebenenfalls Klage gegen betroffene Steuerbescheide ratsam. Bis zur höchstrichterlichen Klärung durch den BFH sollten Steuerpflichtige und deren Berater eine defensive Position einnehmen und auf eine umfassende Dokumentation aller relevanten Aufwendungen achten.

Fazit

Die korrekte Aufzeichnung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer ist für selbstständig Tätige essenziell, um steuerliche Vorteile geltend machen zu können. Angesichts der strengen Anforderungen und der drohenden Abzugsverbote bei Nichteinhaltung sollten alle relevanten Ausgaben detailliert und fortlaufend dokumentiert werden. Bleiben Sie informiert über aktuelle Rechtsprechungen und konsultieren Sie bei Unsicherheiten Ihren Steuerberater, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.

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