Verfahrensdokumentation: GoBD, Tipps zur Erstellung + Muster Vorlage

Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus? GoBD in der Praxis - so meistern Sie die Verfahrensdokumentation

Was ist die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentationspflicht gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) ist ein zentraler Bestandteil einer rechtskonformen Buchführung. Diese Pflicht umfasst die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen aller buchhalterisch relevanten Geschäftsprozesse.

Die Verfahrensdokumentation dokumentiert detailliert die durch Informationstechnologien automatisierten Buchhaltungs- und Belegprozesse, einschließlich elektronischer Buchführung und Belegscannung. Angesichts der Risiken, die die Digitalisierung mit sich bringt, wie Datenverlust oder -manipulation, hat die Finanzverwaltung strenge Vorschriften für die elektronische Buchführung festgelegt. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen und Sanktionen wie Steuernachzahlungen oder strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Verfahrensdokumentation, die für die Implementierung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS) ebenfalls wichtig ist, ist gemäß den GoBD für alle Unternehmen verpflichtend.

Download: Merkblatt Verfahrensdokumentation

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Was ist die Betriebsdokumentation?

Die Betriebsdokumentation ist ein Teilbereich der Verfahrensdokumentation und fokussiert sich auf die Beschreibung der technischen und organisatorischen Aspekte des IT-Betriebs eines Unternehmens. Sie umfasst Informationen über die IT-Infrastruktur, Netzwerkarchitektur, Hardware- und Softwarekonfigurationen, Betriebsabläufe, Sicherheitsrichtlinien, Notfallpläne und Anweisungen für die regelmäßige Wartung und das Update von Systemen. Ziel der Betriebsdokumentation ist es, einen reibungslosen und sicheren Betrieb der IT-Systeme zu gewährleisten und die Grundlage für Audits, Zertifizierungen und Compliance-Nachweise zu schaffen.

Inhalt Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation berücksichtigt sowohl die Abgabenordnung als auch das Handelsgesetzbuch und besteht aus folgenden Komponenten:

1. Allgemeine Beschreibung:

   • Zweck der Dokumentation
   • Verantwortlichkeiten
   • Beschreibung grundlegender Abläufe und Prozesse

2. Anwenderdokumentation:

   • Konkrete Arbeitsanweisungen für die Buchführung
   • Nutzung von Software
   • Erfassung von Belegen und Buchung von Geschäftsvorfällen

3. Technische Systemdokumentation:

   • Datenverarbeitung
   • Informationen über Software, Hardware, Netzwerke und Sicherheitsmaßnahmen

4. Betriebsdokumentation:

   • Organisatorische Abläufe
   • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Ziel der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation hat mehrere zentrale Ziele:

• Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Sicherstellen, dass die Buchführungsprozesse jederzeit nachvollziehbar und transparent sind.
• Rechtskonformität: Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen gemäß GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch.
• Sicherstellung der Kontinuität: Ermöglichen einer nahtlosen Übernahme der Buchführungsaufgaben im Falle eines Mitarbeiterausfalls.
• Effizienz und Optimierung: Grundlage für die Analyse und Optimierung der Buchführungsprozesse.

Nutzen der Verfahrensdokumentation

Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation bietet zahlreiche Vorteile:

• Erhöhte Sicherheit und Verlässlichkeit der Buchführung: Durch klar definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten.
• Verbesserte Kontrolle und Steuerung: Bessere Überwachung und Steuerung der Buchführungsprozesse.
• Erleichterung von Prüfungen: Unterstützung bei internen und externen Prüfungen durch nachvollziehbare Dokumentation.
• Optimierungspotenzial: Identifikation und Umsetzung von Prozessoptimierungen.

Insgesamt ist die Verfahrensdokumentation ein unverzichtbares Instrument für jedes Unternehmen, das eine rechtskonforme, transparente und effiziente Buchführung sicherstellen möchte.

Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?

Ja, für Unternehmen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtend. Die GoBD schreiben vor, dass die Buchführung eines Unternehmens nachvollziehbar und überprüfbar sein muss. Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation kann bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen.

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Ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend auch für Kleinbetriebe zu erstellen?

Auch Kleinbetriebe sind zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Diese Verpflichtung ergibt sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben, insbesondere den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen fordern. Die Verfahrensdokumentation muss alle System- bzw. Verfahrensänderungen lückenlos dokumentieren und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt von den individuellen Gegebenheiten des Betriebs ab und muss so gestaltet sein, dass das Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher, Aufzeichnungen und aufbewahrten Unterlagen gewährleistet ist. Eine pauschale Aussage zum Umfang ist daher nicht möglich, jedoch sind die Anforderungen in der Regel umso geringer, je kleiner der Betrieb ist. Eine explizite Erlaubnis zur nachträglichen Vorlage einer Verfahrensdokumentation gibt es nicht, aber eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation führt nicht zwangsläufig zum Verwerfen der Buchführung, sofern die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind.

Top Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation - Was Unternehmer jetzt tun müssen

Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung und wird durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vorgeschrieben. Sie stellt sicher, dass alle buchhalterisch relevanten Prozesse transparent und nachvollziehbar dokumentiert sind.

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Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was Unternehmer jetzt tun müssen, um ihre Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen.

1. Bedeutung und Umfang verstehen

Verfahrensdokumentation umfasst:

• Erfassung
• Verbuchung
• Verarbeitung
• Aufbewahrung
• Entsorgung von Daten und Belegen

Diese Dokumentation muss den Anforderungen der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs entsprechen.

2. Team zusammenstellen

Bestimmen Sie Verantwortliche, die für die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation zuständig sind. Dies könnten beispielsweise der Finanzleiter, der IT-Leiter und ein externer Berater sein.

3. Ist-Zustand analysieren

Dokumentieren Sie die derzeitigen Abläufe und Prozesse in der Buchführung:

• Welche Software wird verwendet?
• Wie werden Belege erfasst und verarbeitet?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen sind implementiert?

4. Dokumentationsstruktur erstellen

Teilen Sie die Verfahrensdokumentation in die folgenden Teile auf:

• Allgemeine Beschreibung: Zweck, Verantwortlichkeiten und allgemeine Abläufe.
• Anwenderdokumentation: Konkrete Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter.
• Technische Systemdokumentation: Software, Hardware und Sicherheitsmaßnahmen.
• Betriebsdokumentation: Organisatorische Abläufe und Zuständigkeiten.

5. Prozesse und Abläufe dokumentieren

Beschreiben Sie detailliert, wie die einzelnen Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen:

• Erfassung: Wie und wo werden Belege erfasst?
• Verbuchung: Welche Software wird genutzt? Wie werden die Daten verarbeitet?
• Verarbeitung: Beschreiben Sie die Datenverarbeitungsprozesse.
• Aufbewahrung: Wie werden Daten und Belege gespeichert und archiviert?
• Entsorgung: Welche Verfahren gibt es für die sichere Entsorgung von Daten?

6. Software und Tools identifizieren

Ermitteln Sie die Software und Tools, die in der Buchführung eingesetzt werden. Stellen Sie sicher, dass alle verwendeten Systeme in der technischen Systemdokumentation erfasst sind.

7. Sicherheitsmaßnahmen dokumentieren

Erfassen Sie die Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz der Daten implementiert sind:

• Zugangskontrollen
• Datensicherungen
• Verschlüsselungstechniken

8. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Setzen Sie einen Plan für regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Verfahrensdokumentation auf. Änderungen in Prozessen, Software oder gesetzlichen Anforderungen müssen zeitnah eingepflegt werden.

9. Schulung der Mitarbeiter

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den Inhalten der Verfahrensdokumentation und den für sie relevanten Prozessen und Arbeitsanweisungen.

10. Externe Unterstützung nutzen

Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem externen Berater, um die Verfahrensdokumentation zu erstellen oder zu optimieren. Externe Berater bringen oft wertvolle Erfahrungen und Best Practices mit.

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Fazit

Eine sorgfältig erstellte und gepflegte Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um eine rechtskonforme und effiziente Buchführung zu gewährleisten. Unternehmer sollten jetzt die notwendigen Schritte unternehmen, um ihre Prozesse zu dokumentieren und regelmäßig zu überprüfen. Durch die Einhaltung der GoBD-Anforderungen können Unternehmen nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch ihre internen Abläufe optimieren und Transparenz schaffen.

Top Verfahrensdokumentation

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist ein detailliertes Dokument, das beschreibt, wie ein Unternehmen seine buchführungsrelevanten Daten erfasst, verarbeitet, speichert und sichert. Sie dient als Nachweis, dass die Buchführung eines Unternehmens den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Verfahrensdokumentation umfasst daher eine breite Palette von EDV-Systemen, die für die elektronische Buchführung relevant sind. Die Verfahrensdokumentation muss daher alle betrieblichen Abläufe, die Nutzung dieser Systeme - insbesondere der Kasse - umfassend beschreiben und regelmäßig aktualisieren, um bei Betriebsprüfungen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachweisen zu können. Dazu gehören nicht nur offensichtliche Systeme wie Warenwirtschafts- und Fakturaprogramme, sondern auch spezifischere Geräte wie Betriebsstundenzähler in Produktionsmaschinen etc.

Eine Verfahrensdokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess der Datenverarbeitung detailliert beschreiben. Sie besteht aus vier Hauptteilen:

• allgemeine Beschreibung,
• Anwenderdokumentation,
• technische Systemdokumentation und
• Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation, ein Teil der Verfahrensdokumentation, fokussiert auf die Beschreibung der technischen und organisatorischen Aspekte des IT-Betriebs.

Die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation umfassen eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens und seiner buchführungsrelevanten Prozesse, eine Anwenderdokumentation, die die Nutzung der EDV-Systeme im Detail erläutert, eine technische Systemdokumentation, die die eingesetzte Hardware und Software beschreibt, sowie eine Betriebsdokumentation, die den täglichen Betrieb der EDV-Systeme darstellt. Zusätzlich ist ein internes Kontrollsystem (IKS) zu dokumentieren, das die Einhaltung der buchführungsrelevanten Prozesse sicherstellt.

• Allgemeine Beschreibung: Dient als Einführung und erklärt die Rahmenbedingungen, unter denen die EDV-Systeme genutzt werden. Sie sollte das Unternehmen, seine Tätigkeitsbereiche und den Wirtschaftsbereich kurz beschreiben. Ein Ablaufdiagramm der wichtigsten Prozesse kann hier hilfreich sein.

• Anwenderdokumentation: Vertieft die Darstellung der elektronischen Buchführungsprozesse und erläutert, wie Daten erfasst, geprüft und ausgegeben werden. Sie behandelt auch den Datenweg und die Regeln für den Datenaustausch zwischen Systemen.

• Technische Systemdokumentation: Beschreibt die eingesetzte Hardware und Software, einschließlich der wichtigsten technischen Daten und der Nutzungshistorie. Sie soll ein schlüssiges Gesamtbild der IT-Infrastruktur und ihrer Schnittstellen bieten.

• Betriebsdokumentation: Zeigt, wie die EDV im täglichen Betrieb genutzt wird, und dokumentiert die Sicherheits- und Notfallmaßnahmen. Sie beinhaltet auch das Berechtigungskonzept und die technischen Maßnahmen, die den Zugriff auf die Systeme regeln.

• Internes Kontrollsystem (IKS): Muss die Benutzungsregeln für EDV-Systeme abbilden und deren Einhaltung kontrollieren. Es umfasst Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennungen, Datenerfassungs- und -eingabekontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen Datenveränderungen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein dynamisches Dokument, das regelmäßig aktualisiert und an Veränderungen angepasst werden muss. Sie dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch der internen Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung.

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Inhaltlich sollte eine Verfahrensdokumentation folgende Elemente umfassen:

1. Organisationsbeschreibung: Darstellung der organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen der Buchführung und der Aufbewahrung von Unterlagen.
2. Anwendungsdokumentation: Beschreibung der eingesetzten IT-Systeme und Softwarelösungen, inklusive ihrer Funktionen, Schnittstellen und Anpassungen.
3. Datenerfassung und -eingabe: Erläuterung, wie Daten erfasst, eingegeben und im System verarbeitet werden.
4. Datenverarbeitung: Beschreibung der Verarbeitungsprozesse, inklusive der Kontroll- und Sicherheitsmechanismen zur Gewährleistung der Datenintegrität.
5. Datenarchivierung: Verfahren zur Speicherung und Sicherung der Daten sowie deren Zugriffsmöglichkeiten und Schutz.
6. Datenzugriff und -auswertung: Regelungen, wer auf die Daten zugreifen darf und wie Auswertungen und Berichte generiert werden.
7. Datensicherheit und Datenschutz: Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust und zur Gewährleistung der Vertraulichkeit.
8. Änderungsmanagement: Verfahren zur Dokumentation und Nachverfolgung von Änderungen an der IT-Infrastruktur, den Anwendungen und den organisatorischen Prozessen.

Die Verfahrensdokumentation sollte klar strukturiert sein und unter anderem eine allgemeine Beschreibung des Betriebs, Anwenderdokumentation der eingesetzten Systeme, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation einschließen. Sie muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter die Dokumentation in angemessener Zeit erfassen kann, ohne Kenntnisse einer Programmiersprache zu benötigen. Besonders wichtig ist die Darstellung aller mit der elektronischen Buchführung verbundenen Prozesse, von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Belegen, um die Nachvollziehbarkeit und Authentizität der buchführungsrelevanten Vorgänge sicherzustellen.

Download: Merkblatt GoBD: Buchführung und Belegerfassung

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Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation

Seit dem 01.01.2020 gelten verschärfte Anforderungen für elektronische Registrierkassen in Deutschland, einschließlich der Notwendigkeit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Eine ursprüngliche Frist wurde bis zum 30.09.2020 verlängert, und für nicht umrüstbare Kassen, die den Anforderungen ab 2017 entsprechen, bis zum 31.12.2022. Die Pflicht zur Belegausgabe besteht jedoch weiterhin ab dem 01.01.2020. Für elektronische Kassen ist zudem eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die insbesondere das interne Kontrollsystem bezüglich Zugriffsberechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen abdecken muss. Die Finanzverwaltung kann seit 2018 eine Kassennachschau durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung unangekündigt zu überprüfen, wobei die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle spielt. Daher sollte der Verfahrensdokumentation bei elektronischen Kassen besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, insbesondere im Hinblick auf die Aktualität der Informationen. Siehe auch Kassenbuchhaltung.

Seit 2018 ermöglicht die Kassennachschau dem Finanzamt, unangekündigte Prüfungen elektronischer Kassensysteme durchzuführen. Unternehmen, insbesondere im Einzelhandel, müssen daher auch die Abläufe ihrer Kassensysteme in der Verfahrensdokumentation festhalten. Die Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation bei einer Kassennachschau kann unklare Folgen haben, aber es ist offensichtlich, dass Betriebsprüfungen zunehmend den Fokus auf die Einhaltung der GoBD und die Qualität der Verfahrensdokumentation legen. Unternehmen sollten daher proaktiv handeln und sicherstellen, dass ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen entspricht.

Was kostet eine Verfahrensdokumentation?

Die Kosten für eine Verfahrensdokumentation können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der Unternehmensgröße, der Komplexität der Geschäftsprozesse, der Anzahl der eingesetzten IT-Systeme und der Tiefe der Dokumentation. Kleinere Unternehmen können mit Kosten im Bereich von einigen Hundert bis zu einigen Tausend Euro rechnen, während für mittlere bis große Unternehmen die Kosten deutlich höher ausfallen können. Es ist auch möglich, Softwarelösungen oder Beratungsdienste in Anspruch zu nehmen, die speziell für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen entwickelt wurden, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

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• Erstellung einer Prozesslandschaft
• Definition von Regeln für das Prozess- und Dokumentenmanagement
• Beschreibung und Optimierung wichtiger Prozesse

Dabei berücksichtigen wir auch die E-Rechnung. Für Sie bedeutet dies eine Optimierung Ihrer Prozesse, da die Unterlagen digital und gut aufbereitet bei Ihnen ankommen.

Optimierung Ihrer Buchführungsprozesse durch effektive Verfahrensdokumentation

Ein strukturiertes System für maximale Effizienz. Eine Zusammenarbeit, die sich auszahlt: Verfahrensdokumentation nach GoBD

Unser einfaches System besteht aus verschiedenen Dokumentenkategorien wie Verfahren, Grundsätzen, Arbeitsanweisungen, Checklisten und Formblättern. Diese greifen ineinander und bieten Ihnen drei Perspektiven: Überblick, Fokus und Detail. So kann die Geschäftsführung schnell einen Überblick gewinnen und sich bei Bedarf bis in die kleinste Arbeitsanweisung einarbeiten. Mitgeltende Dokumente und Verantwortlichkeiten sind übersichtlich hinterlegt, was im Falle eines plötzlichen Ausscheidens eines Mitarbeiters eine nahtlose Aufgabenübernahme ermöglicht. Unser System ist flexibel und kann auf die gesamte Prozesslandschaft angewendet werden, ohne spezielle Software – lediglich Word und Excel sind erforderlich.

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und die Buchführungsprozesse zu optimieren.

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Betriebsprüfungsrisiken und drohende Sanktionen

Jedes Jahr scheitern hunderte Betriebsprüfungen aufgrund der Verfahrensdokumentation und führen zu hohen Steuernachzahlungen. Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht. In den ersten Jahren haben Betriebsprüfer oft noch ein Auge zugedrückt. Das ändert sich jetzt. Jedes Jahr werden zahlreiche Buchführungen im Rahmen von Betriebsprüfungen aufgrund einer fehlenden Verfahrensdokumentation als mangelhaft angesehen.

• Mangelhafte Buchführung: Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation wirkt sich immer negativ auf das Gesamtbild der Prüfung aus. Oft wird die Buchführung deswegen als mangelhaft eingestuft.
• Hohe Strafgelder: Wenn Ihr Unternehmen durchfällt, kommt es zur Streichung von Steuervorteilen und zu Strafen im sechsstelligen Bereich. Oftmals müssen Sie 10 % Ihres Umsatzes zusätzlich versteuern.
• Rückwirkende Prüfungen: Da 3-5 Jahre rückwirkend geprüft wird, reicht es nicht, last minute eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese muss JETZT schon existieren.

Persönliche Haftung des Geschäftsführers

Wegen der persönlichen Haftung ist das Thema Verfahrensdokumentation auch für Geschäftsfüher wichtig!

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Eine fehlende Verfahrensdokumentation führt bei einer Betriebsprüfung zu hohen Steuernachzahlungen aus mehreren Gründen:

1. Verstoß gegen die GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben vor, dass Unternehmen ihre buchhalterischen Prozesse und Verfahren dokumentieren müssen. Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation stellt einen Verstoß gegen diese Vorschriften dar.

2. Mangelnde Nachvollziehbarkeit und Transparenz

Ohne eine vollständige Verfahrensdokumentation können Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung nicht vollständig überprüfen. Die Dokumentation dient dazu, die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen und Daten transparent und nachvollziehbar zu machen. Fehlt diese Transparenz, entstehen Zweifel an der Richtigkeit der Buchführung.

3. Einschätzungsmöglichkeit der Finanzbehörden

Fehlt die Verfahrensdokumentation, sind die Finanzbehörden berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Diese Schätzungen fallen in der Regel nicht zugunsten des Unternehmens aus, da die Behörden konservative Ansätze wählen, um mögliche Steuerverluste zu minimieren. Dies führt oft zu höheren Steuerforderungen.

4. Verlust von Steuervorteilen

Ein weiterer Aspekt ist der mögliche Verlust von Steuervorteilen. Wenn Betriebsprüfer Mängel in der Buchführung feststellen, kann dies zur Streichung von Steuervorteilen führen, die das Unternehmen ansonsten in Anspruch nehmen könnte. Dies kann beispielsweise die Abzugsfähigkeit bestimmter Betriebsausgaben betreffen.

5. Strafzahlungen und Zinsen

Neben der Nachzahlung von Steuern können zusätzliche Strafzahlungen und Zinsen anfallen. Dies kann der Fall sein, wenn die Finanzbehörden feststellen, dass die fehlende Verfahrensdokumentation zu einer unzureichenden Buchführung geführt hat, die wiederum steuerliche Nachteile für das Finanzamt verursacht hat.

6. Rechtliche Konsequenzen

Die Nichtbeachtung der GoBD und der damit verbundene Verstoß gegen steuerliche Aufbewahrungspflichten kann zu rechtlichen Konsequenzen führen. Dies kann neben finanziellen Sanktionen auch strafrechtliche Folgen für die Verantwortlichen des Unternehmens haben.

Das Fehlen oder die Unverwertbarkeit einer Verfahrensdokumentation stellt laut Finanzverwaltung nicht automatisch einen formalen Mangel dar, der zur Verwerfung der Buchführung führt, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung dadurch nicht beeinträchtigt sind. Allerdings sollte man sich nicht darauf verlassen, ohne eine angemessene Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Insbesondere in komplexen IT-Strukturen können ad-hoc-Erläuterungen den Mangel einer strukturierten Verfahrensdokumentation nicht ausgleichen. Eine fehlerhafte oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann, insbesondere wenn weitere schwerwiegende Mängel festgestellt werden, zur Verwerfung der Buchführung führen. Daher wird empfohlen, aus Gründen der Vorsicht und um das Prüfungsklima nicht zu belasten, stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorzulegen.

Zusammenfassung

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der ordnungsgemäßen Buchführung. Sie stellt sicher, dass alle buchhalterischen Prozesse nachvollziehbar und transparent dokumentiert sind. Fehlt diese Dokumentation, entstehen erhebliche Zweifel an der Richtigkeit der Buchführung, was Betriebsprüfungen negativ beeinflusst. Dies führt oft zu Schätzungen durch die Finanzbehörden, Verlust von Steuervorteilen, Strafzahlungen und möglicherweise rechtlichen Konsequenzen. Daher ist es für Unternehmen essentiell, eine vollständige und ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zu führen, um hohe Steuernachzahlungen und andere negative Folgen zu vermeiden.

FAQ Verfahrensdokumentation

Die hier vorgestellten häufig gestellten Fragen (FAQs) zur Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV), bieten eine wertvolle Orientierungshilfe für Steuerberater sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie adressieren wichtige Aspekte und Unsicherheiten, die bei der Implementierung des ersetzenden Scannens von papierbasierten Dokumenten in digitale Archive auftreten können. Zusammengefasst behandeln die FAQs folgende Kernpunkte:

1. Anwendungsbereich der Muster-Verfahrensdokumentation (MVD): Die MVD konzentriert sich auf die Digitalisierung und Archivierung von ursprünglich papiergebundenen Dokumenten. Originär digitale Dokumente wie E-Mails oder elektronische Rechnungen sind nicht primärer Fokus, jedoch gelten für die Archivierung digitalisierter und originär digitaler Belege dieselben Anforderungen.

2. Gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungs- und Löschungspflichten: Die MVD deckt hauptsächlich steuerliche Aufbewahrungspflichten ab. Spezielle gesetzliche oder vertragliche Pflichten müssen zusätzlich berücksichtigt werden.

3. Datenschutzrechtliche Bestimmungen: Die MVD stellt sicher, dass Daten sicher gespeichert werden. Individuelle datenschutzrechtliche Anforderungen müssen jedoch gesondert geprüft und umgesetzt werden.

4. Umgang mit Originaldokumenten: Bestimmte Dokumente, die aus rechtlichen Gründen im Original aufbewahrt werden müssen (z.B. Eröffnungsbilanzen, notarielle Urkunden), dürfen zwar digitalisiert werden, die Originale müssen jedoch physisch aufbewahrt werden.

5. Technisches Verfahren: Die MVD bietet einen Rahmen, der abhängig von der Unternehmensgröße, Komplexität und IT-Infrastruktur individuell angepasst werden muss.

6. Zeitpunkt des Scannens: Die MVD kann jederzeit angewendet werden, empfiehlt jedoch ein möglichst frühes Scannen nach Eingang der Papierdokumente, um Fehler zu vermeiden und die Belegsicherung zu optimieren.

7. Weiterarbeit mit Papierbelegen: Nach dem Scanvorgang dürfen auf Papierbelegen keine weiteren belegrelevanten Anmerkungen gemacht werden, ohne dass diese erneut gescannt werden.

8. Digitale Bearbeitungen: Diese sind zulässig, solange sie die Lesbarkeit des Originals nicht beeinträchtigen. Bearbeitungsvorgänge müssen protokolliert und gespeichert werden.

9. Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation allein garantiert nicht die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen. Die praktische Umsetzung und regelmäßige Kontrollen sind entscheidend.

10. Verbindliche Auskunft: Eine verbindliche Auskunft zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist grundsätzlich möglich, jedoch in der Praxis aufgrund der Position der Finanzverwaltung eher unwahrscheinlich.

11. Belegsicherung und Vernichtung von Papierdokumenten: Technische und/oder organisatorische Maßnahmen müssen die Unveränderbarkeit und systematische Ordnung der digitalisierten Belege sicherstellen. Nicht alle Dokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, insbesondere wenn physische Eigenschaften für die Beweiskraft relevant sind.

12. Geräte für das ersetzende Scannen: Verschiedenste Gerätearten sind zulässig, solange das digitale Abbild dem Originalpapierbeleg entspricht.

Download: FAQ Verfahrensdokumentation

Diese FAQs verdeutlichen, dass beim ersetzenden Scannen eine Vielzahl von Aspekten berücksichtigt werden muss, um die rechtlichen und praktischen Anforderungen zu erfüllen. Die MVD dient dabei als wertvolle Grundlage, erfordert jedoch eine individuelle Anpassung und Ergänzung, um den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht zu werden.

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Muster Vorlage Verfahrensdokumentation

Muster-Vorlage für eine Verfahrensdokumentation

Unternehmensname: Adresse: Verantwortlicher für die Verfahrensdokumentation: Datum:

1. Allgemeine Beschreibung

1.1 Zweck der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Sie beschreibt die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von buchhaltungsrelevanten Daten und Belegen.

1.2 Verantwortlichkeiten

• Finanzleiter: Gesamtverantwortung für die Buchführung und Verfahrensdokumentation.
• IT-Leiter: Verantwortung für technische Systeme und Sicherheitsmaßnahmen.
• Buchhaltungsmitarbeiter: Durchführung der täglichen Buchführungsaufgaben gemäß den beschriebenen Prozessen.

1.3 Allgemeine Beschreibung der Abläufe

Die Buchführung erfolgt mittels der Buchhaltungssoftware [Name der Software]. Belege werden sowohl in Papierform als auch elektronisch erfasst und verbucht. Die Daten werden regelmäßig gesichert und archiviert.

2. Anwenderdokumentation

2.1 Arbeitsanweisungen

Erfassung von Belegen:

• Belege werden täglich im System [Name der Software] erfasst.
• Elektronische Belege werden direkt ins System hochgeladen.
• Papierbelege werden gescannt und anschließend im System erfasst.

Buchung von Geschäftsvorfällen:

• Geschäftsvorfälle werden gemäß dem Kontenrahmen SKR04 gebucht.
• Jede Buchung wird durch einen entsprechenden Beleg dokumentiert.

Nutzung der Buchhaltungssoftware:

• Mitarbeiter melden sich mit individuellen Zugangsdaten an.
• Regelmäßige Schulungen zur Software-Nutzung finden statt.

2.2 Prozessbeschreibung

Eingangsrechnungen:

• Eingangsrechnungen werden bei Empfang erfasst.
• Prüfung auf formale und inhaltliche Richtigkeit.
• Erfassung im System und Zuordnung zum entsprechenden Konto.

Ausgangsrechnungen:

• Ausgangsrechnungen werden nach Leistungserbringung erstellt.
• Prüfung und Freigabe durch den Finanzleiter.
• Versand an Kunden und Erfassung im System.

3. Technische Systemdokumentation

3.1 Software und Hardware

Buchhaltungssoftware:

• [Name der Software], Version [Versionsnummer]
• Installiert auf den Servern [Servername]

Hardware:

• Server [Servername]
• Backup-Server [Servername]

3.2 Netzwerke und Sicherheitsmaßnahmen

Netzwerke:

• Lokales Firmennetzwerk mit VPN-Zugang für externe Mitarbeiter.

Sicherheitsmaßnahmen:

• Regelmäßige Datensicherungen (täglich, wöchentlich, monatlich).
• Zugriffskontrollen mittels individueller Benutzeraccounts.
• Verschlüsselung sensibler Daten.

4. Betriebsdokumentation

4.1 Organisatorische Abläufe

Tägliche Buchführung:

• Erfassung und Verbuchung von Belegen.
• Überprüfung und Freigabe von Buchungen durch den Finanzleiter.

Monatliche Abschlussarbeiten:

• Abstimmung der Konten.
• Erstellung von Monatsberichten.

Jährlicher Abschluss:

• Vorbereitung des Jahresabschlusses.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

4.2 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Finanzleiter:

• Überwachung der gesamten Buchführungsprozesse.
• Freigabe von Monats- und Jahresabschlüssen.

IT-Leiter:

• Wartung und Sicherung der IT-Infrastruktur.
• Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen.

Buchhaltungsmitarbeiter:

• Durchführung der täglichen Buchungsarbeiten.
• Unterstützung bei Abschlussarbeiten.

Anhang

A. Checklisten

Checkliste für die Erfassung von Eingangsrechnungen:

1. Prüfung auf formale Richtigkeit.
2. Erfassung im Buchhaltungssystem.
3. Zuordnung zum entsprechenden Konto.

B. Formblätter

Formblatt für die Freigabe von Ausgangsrechnungen:

• Rechnungsnummer:
• Kunde:
• Betrag:
• Freigabe durch: (Unterschrift)

Diese Muster-Vorlage dient als Ausgangspunkt und sollte individuell an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden. Die Verfahrensdokumentation ist ein lebendiges Dokument und muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und den internen Prozessen entspricht.

Download: Muster-Verfahrensdokumentation

Siehe auch Angebot Verfahrensdokumentation vom Steuerberater erstellen lassen.

Top Verfahrensdokumentation

Mehr Infos zu den GoBD finden Sie hier ... und im Steuerlexikon: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS)