Kassen-Nachschau durch das Finanzamt
Was passiert bei einer Kassen-Nachschau? Ablauf + Tipps vom Steuerberater
Inhalt:
Einführung der Kassen-Nachschau
Der Fiskus seit dem 2018 berechtigt, die Kassenaufzeichnungen unangekündigt in Form einer sogenannten Kassen-Nachschau zu prüfen. Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen (Kasseneinnahmen, Kassenausgaben). Ein Finanzbeamter kann unangekündigt – während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten – die Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten.
Die Kassen-Nachschau. Sie findet unangekündigt, also ohne Voranmeldung statt. Das Video sensibilisiert Unternehmer, sich rechtzeitig darauf vorzubereiten.
Merkblatt:
Fit für die Kassen-Nachschau 
Artikelnummer: 1821, Stand: 11/2020, 6 Seiten
Tipp: Fit für die Kassen-Nachschau: Spätestens nach Abschluss der Einführung der TSE ist mit einer erheblichen Ausweitung der Kassen-Nachschau zu rechnen. Auch im Rahmen des Umstellungsprozesses auf die TSE könnte die Kassen-Nachschau zunehmend zum Einsatz kommen. + Erläuterungen zur Kassenabstimmung mit Zählprotokoll für Registrierkassen + Viele weitere Steuerleitfäden, Erstberatungsbriefe und Verträge erhalten Sie bei meiner online Steuerberatung
Der Kassen-Nachschau unterliegen u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel).
Mit einer Prüfsoftware werden durch das Finanzamt TSE-Zertifikate geprüft, Signaturen validiert sowie Kassendaten kontrolliert und mit den TSE-Daten abgeglichen.
Der Finanzbeamte kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. "Kassensturz" verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind.
Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zur Folge!
Hinweis: Im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangene Verwaltungsakte können nach § 347 AO mit dem Einspruch angefochten werden. Der Finanzbeamte ist berechtigt und verpflichtet, den schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau, es sei denn, die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts wurde ausgesetzt (§ 361 AO, § 69 FGO). Mit Beendigung der Kassen-Nachschau sind oder werden Einspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Kassen-Nachschau unzulässig; insoweit kommt lediglich eine Fortsetzungs-Feststellungsklage (§ 100 Abs. 1 Satz 4 FGO) in Betracht. Wurden die Ergebnisse der Kassen-Nachschau in einem Steuerbescheid berücksichtigt, muss auch dieser Bescheid angefochten werden, um ein steuerliches Verwertungsverbot zu erlangen. Für die Anfechtung der Mitteilung des Übergangs zur Außenprüfung gelten die Grundsätze für die Anfechtung einer Außenprüfungsanordnung entsprechend (vgl. AEAO zu § 196).
Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen einer Betriebsprüfung und einer Kassennachschau:
- Ankündigung: Eine Betriebsprüfung wird angekündigt, während eine Kassennachschau unangekündigt stattfinden kann.
- Dauer: Eine Betriebsprüfung dauert in der Regel mehrere Wochen, während eine Kassennachschau nur wenige Stunden dauert.
- Umfang: Eine Betriebsprüfung umfasst alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens, während eine Kassennachschau sich nur auf die Kasse konzentriert.
- Rechte des Prüfers: Der Prüfer hat bei einer Betriebsprüfung weitreichende Rechte, z. B. das Recht auf Einsicht in alle Geschäftsunterlagen und das Recht auf Befragung der Mitarbeiter. Bei einer Kassennachschau hat der Prüfer nur eingeschränkte Rechte.
Wenn Sie als Unternehmer eine Betriebsprüfung oder eine Kassennachschau befürchten, sollten Sie sich rechtzeitig darauf vorbereiten. Dazu gehört, dass Sie alle wichtigen Geschäftsunterlagen vollständig und geordnet aufbewahren. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter über die rechtlichen Anforderungen der Kassenführung Bescheid wissen.
Hier sind einige Tipps für die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung oder eine Kassennachschau:
- Aufbewahren Sie alle wichtigen Geschäftsunterlagen vollständig und geordnet. Dazu gehören z. B. Kassenberichte, Rechnungen, Lieferscheine und Verträge.
- Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter über die rechtlichen Anforderungen der Kassenführung Bescheid wissen. Dazu gehören z. B. die Pflicht zur ordnungsgemäßen Kassenführung und die Pflicht zur Aufbewahrung der Kassenunterlagen.
- Arbeiten Sie mit dem Prüfer zusammen. Geben Sie dem Prüfer alle erforderlichen Informationen und Unterlagen und beantworten Sie seine Fragen umfassend und wahrheitsgemäß.
Durch eine sorgfältige Vorbereitung können Sie die Risiken einer Betriebsprüfung oder einer Kassennachschau minimieren.
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BMF Anwendungserlass zur Kassen-Nachschau
Beginnend mit dem 1. Januar 2018 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt. Das am 29. Mai 2018 veröffentlichte Bundesministerium der Finanzen BMF-Schreiben erläutert Einzelfragen der Kassen-Nachschau. Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung. Das BMF hat jetzt den Anwendungserlass zur AO um Regelungen zu Verfahrensgrundsätzen sowie Rechte und Pflichten der Beteiligten ergänzt.
Download: BMF-Schreiben zur Kassen-NachschauTop Kassen-Nachschau
Kassen-Nachschau
- Allgemeines
- Anwendungsbereich
- Ablauf
- Prüfungsumfang und Dokumentation
- Digitale Schnittstelle
- Übergang von einer Kassen-Nachschau zur Außenprüfung
Allgemeines
Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wurde mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 BGBl. I S. 3152 als neues Instrument die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) eingeführt. Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich um ein Kontrollinstrument eigener Art. Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kassenaufzeichnungen. Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO. Daher finden auch die Vorschriften für eine Außenprüfung keine Anwendung.
Die Aufforderung, Ihre Kassen für die Nachschau zur Verfügung zu stellen, ist ein Verwaltungsakt. Im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangene Verwaltungsakte können nach § 347 AO mit dem Einspruch angefochten werden. Dagegen können Sie direkt an Ort und Stelle beim Prüfer Einspruch einlegen, was dieser protokollieren muss. Der Finanzbeamte ist berechtigt und verpflichtet, den schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau, es sei denn, die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts wurde ausgesetzt (§ 361 AO, § 69 FGO). Mit Beendigung der Kassen-Nachschau sind oder werden Einspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Kassen-Nachschau unzulässig; insoweit kommt lediglich eine Fortsetzungs-Feststellungsklage (§ 100 Abs. 1 Satz 4 FGO) in Betracht. Ein Einspruch ist jedoch nur bis zur Beendigung der Kassen-Nachschau möglich und steht ihrem weiteren Fortgang nicht entgegen. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, kommt auf den Einzelfall an. Sicherlich wird hierdurch die Atmosphäre der Prüfung nicht gerade harmonischer. Allerdings ist das Finanzamt bei einem Einspruch verpflichtet, die Rechtmäßigkeit der Kassen-Nachschau ganz genau unter die Lupe zu nehmen.
Der Beginn der Kassen-Nachschau hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist nach § 171 Abs. 4 AO nicht. Die Änderungssperre des § 173 Abs. 2 AO findet keine Anwendung. Der Vorbehalt der Nachprüfung muss nach Durchführung der Kassen-Nachschau nicht aufgehoben werden. Im Anschluss an eine Kassen-Nachschau ist ein Antrag auf verbindliche Zusage (§ 204 AO) nicht zulässig. Ein Prüfungsbericht ist nicht zu fertigen. Sollen aufgrund der Kassen-Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu gewähren (§ 91 AO). Wurden die Ergebnisse der Kassen-Nachschau in einem Steuerbescheid berücksichtigt, muss auch dieser Bescheid angefochten werden, um ein steuerliches Verwertungsverbot zu erlangen. Für die Anfechtung der Mitteilung des Übergangs zur Außenprüfung gelten die Grundsätze für die Anfechtung einer Außenprüfungsanordnung entsprechend (vgl. AEAO zu § 196).
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Anwendungsbereich
Eine Kassen-Nachschau erstreckt sich auf alle Arten von Kassen: Neben computergestützten Kassensystemen können auch Registrierkassen und offene Ladenkassen überprüft werden. Gegenstand der Prüfung können außerdem auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Geldspielgeräte sein. Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen .
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Ablauf
Grundsatz
Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung i.S.d. § 193 AO. Die Kassen-Nachschau erfolgt daher unangekündigt ohne Prüfungsanordnung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Die Kassen-Nachschau kann aber auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen schon oder noch gearbeitet wird. In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass immer Mitarbeiter anwesend sind, die über die Kassen-Nachschau sowie die grundlegenden Rechte und Pflichten Bescheid wissen. Eine Kassen-Nachschau kann nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung nämlich auch dann durchgeführt werden, wenn der Betriebseigner oder Geschäftsführer nicht persönlich anwesend ist, aber Personen vor Ort sind, die mit der Funktionsweise der Kassen vertraut sind und entsprechende Zugriffsrechte auf die Kassen haben.
Der Finanzbeamte hat sich zu Beginn seines Erscheinens auszuweisen. Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, haben diese dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO).
Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen die Finanzbeamte Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die land- und forstwirtschaftlich, gewerblich oder beruflich vom Steuerpflichtigen genutzt werden. Dabei müssen die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge nicht im Eigentum des Steuerpflichtigen stehen. Erforderlich ist jedoch, dass das Betreten der Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge dazu dienen muss, Sachverhalte aufzuklären, die für die Besteuerung erheblich sein können.
Dem Prüfer sind bei einer Kassen-Nachschau alle Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie alle zweckdienlichen Auskünfte zu erteilen. Hierzu gehört insbesondere auch die Vorlage der Bedienungsanleitung des Kassensystems.
Hinweis:
Insbesondere bei größeren Unternehmen mit mehreren Kassen ist es gut möglich, dass auch die Teile der Verfahrensdokumentation vorgelegt werden sollen, die die Kassen betreffen. Ebenso kann der Prüfer auch Angaben zum IKSverlangen, etwa bezüglich der Zugriffsrechte der Belegschaft auf das Kassensystem und der Maßnahmen zur Vermeidung von Manipulationen.
Bei seinem „Besuch“ kann der Prüfer insbesondere einen Kassensturz verlangen, um den aktuellen Kassenbestand laut Kassenbuchführung mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand abzugleichen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.
Der Prüfer kann für die Nachschau das Betreten der Geschäftsgrundstücke sowie Geschäftsräume des Steuerpflichtigen verlangen und der Steuerpflichtige hat dies zu dulden. Eine Kassen-Nachschau rechtfertigt jedoch keine allgemeine Durchsuchung der betrieblichen Räumlichkeiten, hiermit würde der Prüfer dann eindeutig zu weit gehen.
Hinweis; Ebenso sind die privaten Räumlichkeiten für den Prüfer grundsätzlich tabu, sie dürfen nur in Ausnahmefällen betreten werden, etwa zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.
Sobald der Finanzbeamte der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten möchte, hat er sich auszuweisen. Dies gilt auch, wenn er den Steuerpflichtigen auffordert, das elektronische Aufzeichnungssystem vorzuführen beziehungsweise zugänglich zu machen oder Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen, Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt oder den Steuerpflichtigen auffordert, Auskunft zu erteilen. Die Kassen-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Räumen oder Fahrzeugen stellt jedoch noch keine Durchsuchung dar. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung wird insoweit eingeschränkt.
Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Finanzbeamte sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern. Soweit sie rechtlich und tatsächlich hierzu in der Lage sind, haben sie dann die Aufgaben des Steuerpflichtigen zu erfüllen.
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Beobachtung der Kasse
Der Finanzbeamte ist berechtigt, die Kassen und ihre Handhabung in den Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zu beobachten, ohne dass eine Pflicht zur Vorlage eines Amtsausweises erforderlich ist. Es ist auch keine Mitteilung notwendig, dass eine solche Beobachtung erfolgt. Dies gilt auch für Testkäufe.
Es ist nicht erforderlich, dass der Finanzbeamte mit der unmittelbaren Kassen-Nachschau am selben Tag beginnt, an denen er die Handhabung der Kassen beobachtet oder Testkäufe tätigt. Es ist auch zulässig, dass der Finanzbeamte an mehreren Tagen die Handhabung der Kassen beobachtet beziehungsweise Testkäufe vornimmt. Es steht im freien Ermessen des Amtsträgers, ob er nach der Beobachtung der Handhabung der Kassen mit einer Kassen-Nachschau beginnt oder ob er diese Steuerkontrolle – aufgrund seiner Beobachtungen – für nicht zweckmäßig erachtet.
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Prüfungsumfang und Dokumentation
Neben der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben kann im Rahmen der Kassen-Nachschau auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 AO erfolgen. Letztgenanntes gilt allerdings erst für Zeiträume nach dem 31. Dezember 2019, wenn der Steuerpflichtige verpflichtet ist, die digitalen Grundaufzeichnungen seines elektronischen Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Fordert der Finanzbeamte die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der verwendeten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung an, so sind ihm diese vorzulegen. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen. Im Rahmen der Kassen-Nachschau kann der Finanzbeamte zu Dokumentationszwecken Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.
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Digitale Schnittstelle
Werden die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben in elektronischer Form geführt, ist der Finanzbeamte berechtigt, die Übermittlung dieser Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass diese Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle oder die Zurverfügungstellung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle gilt nach dem 31. Dezember 2019. Sofern jedoch eine digitale Schnittstelle bereits vor dem 1. Januar 2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen bereits vorher eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.
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Übergang von einer Kassen-Nachschau zur Außenprüfung
Bei Auffälligkeiten kann der Prüfer sofort und ohne eine vorherige Prüfungsanordnung und die übliche Frist von zwei bis vier Wochen bis Prüfungsbeginn in eine Außenprüfung übergehen, wenn ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder (nach dem 31. Dezember 2019) der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht. Dies ist insbesondere in den Fällen geboten, in denen nicht ordnungsgemäße Belege und Kassenberichte vorgelegt werden. Anlass zur Beanstandung kann z.B. auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitungen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können. Der Übergang zu einer Außenprüfung ist jedoch regelmäßig dann geboten, wenn die sofortige Sachverhaltsaufklärung zweckmäßig erscheint und wenn anschließend auch die gesetzlichen Folgen der Außenprüfung für die Steuerfestsetzung eintreten sollen.
Der Prüfer muss Sie lediglich schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hinweisen. Der Beginn einer Außenprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen. Der Übergang zur Außenprüfung muss dem Steuerpflichtigen bekannt gegeben werden und der Steuerpflichtige ist auf diesen Übergang schriftlich hinzuweisen. Bei einem sofortigen Übergang zur Außenprüfung ersetzt der schriftliche Übergangshinweis die Prüfungsanordnung. Ansonsten gelten die allgemeinen Grundsätze über den notwendigen Inhalt von Prüfungsanordnungen.
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Verfahrensdokumentation – Grundlage für korrekte Kassenführung
Die korrekte Führung von Kassensystemen in Unternehmen ist nicht nur eine steuerliche Pflicht, sondern auch eine Herausforderung, die detailliertes Wissen über die Abläufe und die technischen Voraussetzungen voraussetzt. Eine Verfahrensdokumentation bietet dabei eine wesentliche Unterstützung. Diese Dokumentationen dienen als Leitfaden zur ordnungsgemäßen Erfassung, Bearbeitung und Aufbewahrung von Kassendaten und weiteren geschäftsrelevanten Informationen.
Die Bedeutung der Verfahrensdokumentation Eine sorgfältige Verfahrensdokumentation ist entscheidend, um die Integrität der Buchhaltungsdaten zu gewährleisten und steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Dokumentation soll sicherstellen, dass alle Vorgänge rund um die Kasse nachvollziehbar und unveränderlich sind, was sowohl zur Vermeidung von Fehlern als auch zur Abwehr von Risiken bei steuerlichen Betriebsprüfungen beiträgt.
Verfügbare Muster-Verfahrensdokumentationen Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA) hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Branchenakteure mit geeigneten Muster-Verfahrensdokumentationen zu unterstützen. Diese Musterdokumentationen sind in zwei Hauptformen verfügbar:
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Dokumentation für Kassenfachhandel und -hersteller: Diese Musterdokumentation umfasst die komplette Einrichtung und den Betrieb eines Kassensystems, von der technischen Installation bis hin zur Sicherstellung der Datensicherheit und -archivierung. Sie ist speziell darauf ausgelegt, den technischen Datenverkehr und die systematische Archivierung detailliert darzustellen.
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Dokumentation für kassenführende Unternehmer: Ein weiteres Muster, speziell entwickelt für Unternehmer, die Kassensysteme führen, bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung und Wartung der Kassenführung im Unternehmen. Dieses Dokument enthält zahlreiche Hinweise zur organisatorischen Gestaltung und Formulierungsvorschläge, um die Prozesse individuell und rechtssicher zu dokumentieren.
Zugänglichkeit und Kosten Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems ist gegen eine Gebühr über die CKV Business Group AG erhältlich. Die allgemeine Dokumentation zur Kassenführung wird hingegen kostenfrei im Downloadbereich angeboten, sodass jeder Unternehmer unmittelbaren Zugang zu dieser wichtigen Ressource hat.
Kontinuierliche Anpassung und Ergänzung Es ist wichtig zu beachten, dass diese Musterdokumentationen regelmäßig aktualisiert und an neue gesetzliche Rahmenbedingungen angepasst werden. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern dienen als Orientierungshilfe, die in der Praxis weiter spezifiziert und angepasst werden muss.
Fazit Verfahrensdokumentationen sind eine unverzichtbare Komponente in der modernen Unternehmensführung. Sie bieten nicht nur Schutz bei Betriebsprüfungen, sondern auch eine klare Strukturierung und Sicherheit im täglichen Geschäftsbetrieb. Für Unternehmer und Steuerberater ist es essentiell, sich regelmäßig mit den aktuellen Dokumentationsanforderungen auseinanderzusetzen und die eigenen Prozesse entsprechend anzupassen und zu dokumentieren.
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Tipps zum Verhalten bei einer Kassen-Nachschau
Die Kassen-Nachschau, die durch § 146b der Abgabenordnung ermöglicht wird, ist ein wichtiges Instrument für die Finanzverwaltung, um die ordnungsgemäße Erfassung von Bargeldeinnahmen zu überprüfen. Für Unternehmen und Selbstständige mit Bargeldeinnahmen bedeutet dies, dass sie jederzeit mit einem unangekündigten Besuch der Finanzbehörden rechnen müssen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, um sich auf eine solche Kassen-Nachschau vorzubereiten und mögliche Konsequenzen zu verstehen:
Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau
- Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle Kassenvorgänge lückenlos und korrekt dokumentiert sind. Dies umfasst nicht nur die eigentlichen Kassendaten, sondern auch alle mit der Kasse zusammenhängenden Aufzeichnungen wie z.B. Bons, Rechnungen und Buchungsbelege.
- Elektronische Kassensysteme: Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems sollten Sie darauf achten, dass dieses den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere in Bezug auf die Sicherheit und Unveränderbarkeit der Daten.
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten über die richtige Handhabung der Kasse und die Bedeutung der korrekten Dokumentation informiert und geschult sein. Sie sollten auch wissen, wie sie sich im Falle einer Kassen-Nachschau verhalten müssen.
Während der Kassen-Nachschau
- Kooperation: Zeigen Sie sich kooperativ und hilfsbereit. Die Mitwirkungspflicht verlangt von Ihnen, dass Sie die notwendigen Daten und Dokumente zur Verfügung stellen und zweckdienliche Auskünfte erteilen.
- Keine Ablehnung: Eine Kassen-Nachschau darf nicht einfach abgelehnt oder der Prüfer weggeschickt werden. Dies könnte zu weiterführenden Maßnahmen wie einer steuerlichen Außenprüfung führen.
- Grenzen der Prüfung: Während die Prüfer das Recht haben, die Kasse und die dazugehörigen Unterlagen einzusehen, bedeutet dies nicht, dass sie ohne weiteres Privaträume oder nicht zum Betrieb gehörende Bereiche durchsuchen dürfen.
Das wichtigste, wenn jemand Ihre Kassenführung prüfen will, ist, Ruhe zu bewahren. Eine Kassennachschau kann für Unternehmer und Mitarbeiter sehr verunsichernd sein, und in diesem Moment der Hektik und Aufregung kann es leicht passieren, dass versehentlich der Datenspeicher der Kasse gelöscht wird. Dies kann zu hohen Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz führen.
Wenn Sie eine Kassennachschau erhalten, ist es wichtig, sich zu beruhigen und konzentriert an die Bedienung der Kasse zu gehen. Sie sollten den Betriebsprüfer über die ordnungsgemäße Kassenführung informieren und alle Fragen beantworten.
Hier sind einige konkrete Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ruhe zu bewahren bei einer Kassennachschau:
Die Kassen-Nachschau ist ein neues Kontrollinstrument der Finanzverwaltung, das seit dem 1. Januar 2018 eingesetzt wird. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann ein Amtsträger der Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der Kassenbuchführung prüfen. Hier sind einige weitere Tipps für eine erfolgreiche Kassennachschau:
- Atmen Sie tief durch und versuchen Sie, sich zu entspannen. Erinnern Sie sich daran, dass Sie nichts zu befürchten haben, wenn Sie Ihre Kasse ordnungsgemäß geführt haben.
- Lassen Sie sich in jedem Fall den Dienstausweis des Beamten zeigen, wenn er die Kassen prüfen will oder Zugang zu nicht-öffentlichen Bereichen verlangt. Lediglich den Geschäftsgang beobachten darf der Prüfer, auch ohne sich auszuweisen.
- Stellen Sie sicher, dass der Beamte auch tatsächlich mit der Prüfung des Kassensystems betraut ist. Hierzu sollte er ein entsprechendes Schriftstück oder einen Verwaltungsakt vorlegen können.
- Seien Sie kooperativ, aber verbieten Sie das Herumstöbern des Beamten in Schränken und Schubladen. Die Kassen-Nachschau ist keine Steuerfahndungsmaßnahme und Sie sind kein Verdächtiger.
- Testkäufe: Prüfer können Testkäufe durchführen, um die Richtigkeit der Kassenvorgänge zu überprüfen, ohne sich zu erkennen zu geben.
- Konzentrieren Sie sich auf die Fragen des Betriebsprüfers und beantworten Sie sie vollständig und wahrheitsgemäß. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie den Betriebsprüfer um Hilfe.
- Außer den für die Kassen-Nachschau zuständigen Mitarbeitern führen keine weiteren Angestellten Gespräche über betriebliche Themen mit dem Prüfer. Am besten gehen die nicht beteiligten Angestellten dem Prüfer aus dem Weg.
- Es muss vom Finanzamt kein Prüfungsbericht über den Verlauf der Kassenprüfung erstellt werden. Hat die Kassen-Nachschau für Sie steuererhöhende Konsequenzen, haben Sie allerdings das Recht, hierzu gehört zu werden. Gegen die entsprechend geänderten Bescheide sollte Einspruch eingelegt werden.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie dazu beitragen, dass Ihre Kassennachschau reibungslos verläuft und dass Sie keine unnötigen Steuern zahlen müssen.
Mögliche Konsequenzen
- Übergang zu einer Außenprüfung: Bei Feststellung von Unregelmäßigkeiten kann eine Kassen-Nachschau zu einer umfassenden Außenprüfung des gesamten Unternehmens führen, bei der die gesamte Buchhaltung geprüft wird.
Fazit
Die Kassen-Nachschau stellt eine unmittelbare Überprüfungsmöglichkeit für die Finanzbehörden dar, um die Einhaltung der steuerlichen Pflichten bei Bargeldeinnahmen zu kontrollieren. Unternehmen sollten daher stets auf eine solche Prüfung vorbereitet sein, indem sie ihre Kassenvorgänge ordnungsgemäß dokumentieren und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Eine gute Vorbereitung und Kooperation während der Prüfung können helfen, den Prozess so reibungslos und problemlos wie möglich zu gestalten.
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Aktuelles + weitere Infos
Führung einer Bargeldkasse
Die korrekte Führung einer Bargeldkasse und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Nutzung von elektronischen Kassensystemen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sind für Unternehmen, die viel mit Bargeld arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die Unternehmen beachten sollten:
Wichtigkeit der korrekten Kassenführung
- Die Kassenführung muss stets akkurat und überprüfbar sein, um Beanstandungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
- Insbesondere bargeldintensive Betriebe wie Gaststätten, Imbissbetriebe, Hotels, Bäckereien und Metzgereien sind häufig von solchen Beanstandungen betroffen.
Anforderungen an elektronische Kassensysteme
- Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
- Die TSE dient dazu, jede Transaktion sicher zu speichern und Manipulationen zu verhindern.
Wahl des Kassensystems
- Unternehmen sind nicht verpflichtet, elektronische Kassensysteme zu nutzen; die Verwendung einer offenen Ladenkasse ist weiterhin zulässig.
- Elektronische Kassen bieten jedoch Vorteile wie genauere Umsatzaufschlüsselungen, besseren Schutz vor Diebstahl und umfassendere Auswertungsmöglichkeiten.
Umgang mit der TSE
- Die TSE speichert jede Transaktion und generiert einen Code, der auf den Verkaufsbelegen ausgedruckt wird, um die Integrität der Kassendaten zu gewährleisten.
- Bei einer Betriebsprüfung können die Prüfer nun sowohl die Fiskaldaten als auch die Daten der TSE auslesen und auswerten.
Konsequenzen nicht konformer Kassensysteme
- Die Nutzung eines nicht konformen Kassensystems kann bei einer Betriebsprüfung zu hohen Nachzahlungen führen.
- Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Zunahme von Kassennachschauen
- Die Finanzbehörden werden die Einhaltung der TSE-Pflicht verstärkt durch Kassennachschauen überprüfen.
- Unternehmen sollten daher mit einer Zunahme solcher Prüfungen rechnen und entsprechend vorbereitet sein.
Empfehlungen
- Unternehmen sollten ihre Kassensysteme umgehend auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
- Die tägliche Erstellung von Kassenberichten und Zählprotokollen wird empfohlen, um die korrekte Kassenführung zu dokumentieren und bei Prüfungen vorlegen zu können.
Die Einhaltung dieser Richtlinien ist nicht nur wichtig, um Strafen und Nachzahlungen zu vermeiden, sondern auch, um das Vertrauen der Kunden und des Finanzamtes in die Geschäftspraktiken des Unternehmens zu stärken.
Kritikpunkte zum Anwendungserlass zu § 146b AO
Die Kassen-Nachschau ist ein neues Prüfungsinstrument, das von der Finanzverwaltung mit großem Nachdruck eingesetzt wird. Es ist daher wichtig, dass sich Steuerpflichtige und Berater mit den Regelungen des Anwendungserlasses vertraut machen. Der Anwendungserlass zu § 146b AO ist aus Sicht der Verbände und der Praxis mit zahlreichen Kritikpunkten behaftet. Das BMF hat die Anregungen der Verbände weitgehend ignoriert, was zu Unklarheiten und Unsicherheiten für Steuerpflichtige und Steuerberater führt. Hier einige der bedeutendsten Kritikpunkte:
- Veröffentlichung des Erlasses zu spät: Der Erlass wurde erst Ende Mai 2018 veröffentlicht, obwohl die Kassen-Nachschau bereits seit Jahresanfang möglich ist. Dies ist aus Sicht der Verbände nicht akzeptabel, da sich Steuerpflichtige und Berater so nicht hinreichend auf das neue Prüfungsinstrument vorbereiten konnten.
- Ignorierung der Anregungen der Verbände: Das BMF hat die Anregungen der Verbände zum ursprünglichen Entwurf des Erlasses fast ausnahmslos ignoriert. Dies ist aus Sicht der Verbände unerfreulich und nicht nachvollziehbar.
- Unklarheiten bei der Bestimmung des Prüfungszeitraums: Der Erlass lässt offen, wie der Zeitraum, der im Rahmen einer Kassen-Nachschau überprüft werden darf, zu bestimmen ist. Dies ist aus Sicht der Verbände unzureichend, da es für Steuerpflichtige und Berater nicht möglich ist, sich darauf einzustellen, welche Daten im Rahmen einer Kassen-Nachschau verlangt werden könnten.
- Ermessensentscheidung über den Kassensturz: Der Erlass sieht vor, dass der Amtsträger im Einzelfall entscheiden kann, ob ein Kassensturz verlangt wird. Dies ist aus Sicht der Verbände problematisch, da es zu Unsicherheiten für Steuerpflichtige und Berater führt.
- Ermessensentscheidung über das Betreten von Privaträumen: Der Erlass lässt offen, wie bei einem Arbeitszimmer oder einem Büro zu verfahren ist, das innerhalb der Wohnung liegt. Dies ist aus Sicht der Verbände unzureichend, da es nicht eindeutig ist, ob der Amtsträger auch diese Räume betreten darf.
- Kein amtliches Papier bei der Aufforderung zur Duldung: Der Erlass sieht vor, dass die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau formlos erlassen werden kann. Dies ist aus Sicht der Verbände nicht ausreichend, um nach außen hin zu dokumentieren, dass der Amtsträger mit seiner Arbeit beginnt.
- Probleme bei der Mitwirkung bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen: Der Erlass sieht vor, dass der Amtsträger sich gegenüber den Personen auszuweisen hat, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen. Dies ist aus Sicht der Verbände problematisch, da es in der Praxis in den meisten Fällen schwierig sein wird, diese Personen ausfindig zu machen.
Merkblatt der OFD Karlsruhe zur Kassennachschau
Die OFD Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung veröffentlicht. Das Merkblatt enthält unter anderem Informationen zu den Voraussetzungen für eine Kassen-Nachschau, den Rechten und Pflichten des Steuerpflichtigen sowie den Folgen einer unordnungsgemäßen Kassenführung.
Warnung vor Trickbetrügern
Es wird daovr gewarnt, dass sich Trickbetrüger Zugang zur Kasse verschaffen. In diesem Zusammenhang besteht die Gefahr, dass sich ein Krimineller mit einem gefälschten Dienstausweis als Amtsträger der Finanzverwaltung ausgibt und die Kasse kontrollieren will.
Empfehlungen zur Prävention
Um sich vor Trickbetrügern zu schützen, sollten Steuerpflichtige folgende Empfehlungen befolgen:
- Fragen Sie den Amtsträger stets nach seinem Dienstausweis und kontrollieren Sie diesen sorgfältig.
- Lassen Sie sich einen schriftlichen Prüfungsauftrag aushändigen.
- Rufen Sie das Finanzamt an, um sich über den Amtsträger zu informieren.
Mögliche Maßnahmen der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung könnte folgende Maßnahmen ergreifen, um die Gefahr von Trickbetrug zu reduzieren:
- Einführung einer zentralen Hotline der Finanzämter, an die sich Steuerpflichtige im Zweifelsfall wenden können.
- Einführung einheitlicher und fälschungssicherer Dienstausweise der Finanzverwaltung.
Fazit
Die Kassen-Nachschau ist ein wichtiges Kontrollinstrument der Finanzverwaltung. Steuerpflichtige sollten sich jedoch vor der Gefahr von Trickbetrügern schützen.
Rechtsgrundlagen zum Thema: Kassen-Nachschau
AOAO § 146b Kassen-Nachschau
AO § 146b Kassen-Nachschau
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