Wann bin ich 2026 zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Sie sind verpflichtet, wenn Sie Gewerbetreibender sind und Ihr Umsatz 800.000 € oder Ihr Gewinn 80.000 € im Jahr übersteigt (§ 141 AO).

Muss mein Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen können?

Ja, ab 2025/2026 ist der Empfang und die rechtssichere Verarbeitung von strukturierten E-Rechnungen (XML) für alle B2B-Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben.

Können Freiberufler immer die EÜR nutzen?

Ja, Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig nach § 141 AO und können unabhängig von Umsatzhöhen die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG anwenden.

Was ist das wichtigste Kriterium für GoBD-Software?

Das wichtigste Kriterium ist die Unveränderbarkeit von Buchungen. Einmal festgeschriebene Daten dürfen nicht ohne Protokollierung geändert werden können.

Brauche ich für Kleinbeträge ein Kassenbuch-Modul?

Wenn Sie Bareinnahmen haben, ist ein GoBD-konformes Kassenbuch (§ 146 AO) zwingend erforderlich, um Schätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden.

Welches Buchhaltungsprogramm ist GoBD-konform?

GoBD-konforme Programme müssen sicherstellen, dass Buchungen nicht ohne Protokollierung geändert werden können. Bekannte Lösungen sind DATEV, Lexware, sevDesk oder unser MS-Buchhalter.

Ist die E-Rechnung ab 2025 Pflicht?

Ja, ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen (z.B. XRechnung) zu empfangen. Die Buchhaltungssoftware muss dies unterstützen.

Kann ich meine Buchhaltung mit Excel machen?

Rein rechtlich erfüllt Excel nicht die GoBD-Anforderungen an die Unveränderbarkeit gemäß § 146 AO. Es sollte nur zur Vorbereitung genutzt werden, nicht als finales Buchführungssystem.

Was kostet ein Buchhaltungsprogramm für Selbstständige?

Die Kosten variieren zwischen 10 und 50 Euro pro Monat für Cloud-Lösungen. Mandanten unserer Kanzlei erhalten spezialisierte Tools oft kostenfrei oder vergünstigt.

Warum ist eine DATEV-Schnittstelle wichtig?

Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht den verlustfreien Export Ihrer Daten zum Steuerberater, was die Kosten für die Jahresabschlusserstellung deutlich senkt.

Buchhaltungsprogramm für PC, online & Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Mit welchem Buchhaltungsprogramm kann ich meine Buchhaltung selbst erledigen – und welche Anforderungen gelten dabei?

Ohne Buchhaltungssoftware läuft in der Finanzbuchhaltung wenig effizient. Das gilt auch dann, wenn Sie nicht buchführungspflichtig sind und „nur“ eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen: Einnahmen, Ausgaben sowie Umsatzsteuer/Vorsteuer müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden; am Jahresende wird regelmäßig die Anlage EÜR benötigt.

Buchhaltung: Grundlagen

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung ist die systematische Erfassung, Kategorisierung, Auswertung und Zusammenfassung von Geschäftsvorfällen. Ziel ist ein zutreffendes Bild der finanziellen Lage und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens – als Grundlage für Planung, Steuerung und Besteuerung.

Warum ist Buchhaltung wichtig?

Unternehmerische Entscheidungen: Zahlenbasis für Investitionen, Preise, Liquidität.
Finanzielle Übersicht: Kontrolle von Ergebnis, Kosten und Zahlungsfähigkeit.
Recht & Steuern: Ordnungsgemäße Aufzeichnungen sind Voraussetzung für korrekte Steuererklärungen.
Nachweisfunktion: Belege und Buchungen dienen als Dokumentation gegenüber Finanzverwaltung und Banken.

Einfache vs. doppelte Buchführung

Einfache Buchführung: Einnahmen/Ausgaben (typisch bei EÜR).
Doppelte Buchführung: Buchung in Soll und Haben (Bilanz/GuV), erforderlich bei Buchführungspflicht.

Download: Tipps zur Buchhaltung

Interaktiver Check: Welches Programm benötigen Sie?

Wählen Sie Ihre Parameter aus, um eine Empfehlung für Ihr Buchhaltungssystem zu erhalten:

Voraussichtlicher Jahresumsatz 2026:

Voraussichtlicher Jahresgewinn 2026:

Rechtsform Ihres Unternehmens:

Haben Sie Mitarbeiter für Lohnabrechnung?
Ja, Lohnmodul erforderlich

Buchhaltungsprogramm auswählen: Praxis-Checkliste

Die Auswahl sollte nicht allein über den Preis erfolgen. Entscheidend sind Funktionalität, GoBD-Tauglichkeit, Datensicherheit, Exportmöglichkeiten (insb. DATEV) sowie die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.

Benutzerfreundlichkeit: Belegerfassung, Vorlagen, klare Auswertungen.
Automatisierung: Bankimport, Regeln für wiederkehrende Buchungen, Belegerkennung.
USt-Workflow: UStVA-Unterstützung, Plausibilitäten, saubere Steuerschlüssel.
DATEV-Export: Standard für die Weiterverarbeitung beim Steuerberater.
Rechte/Rollen: Mehrbenutzer, Steuerberaterzugriff, Protokollierung.
Datensicherheit: Verschlüsselung, 2FA, Backup/Restore, Rechtekonzept.
GoBD/Protokolle: Nachvollziehbarkeit, Änderungsprotokoll, Verfahrensdoku-Unterstützung.
Skalierung: Wachstum (EÜR → Bilanz), Kostenstellen/Projekte, Schnittstellen.
Support & Schulung: Erreichbarkeit, Hilfecenter, Onboarding.
Integrationen: Shop, Payment, Kasse, Lohn, Reisekosten.

PC oder Cloud? Kurzer Vergleich

Desktop (PC): lokal installiert, oft klassische Workflows; Updates/Backups liegen stärker in Ihrer Verantwortung.
Cloud (Online): Zugriff von überall, häufig bessere Integrationen; wichtig sind Datenschutz, Rollen, Export und Protokolle.

PC-Buchhaltungsprogramm (Desktop)

Bei Desktop-Lösungen sollten Sie auf eine saubere Datenhaltung, regelmäßige Updates, verlässliche Backups sowie Exportformate (insb. DATEV) achten. Prüfen Sie außerdem, ob Belegablage und Protokollierung die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit unterstützen.

Wir haben zusammen mit der Firma Cyberlab GmbH ein Buchhaltungsprogramm speziell für Freiberufler und Kleinunternehmer entwickelt. Meine Mandanten erhalten MS-Buchhalter gratis.

Video: Einstieg in MS-Buchhalter

Praxisvorteil: Mit Buchungsvorlagen können Belege strukturiert erfasst werden; wiederkehrende Geschäftsvorfälle lassen sich automatisieren. Bank- und Kassenbewegungen können (je nach System) importiert und anhand von Regeln vorkontiert werden.

Typische Funktionen

Belege digitalisieren (Scan/Upload), strukturierte Ablage
Faktura: Rechnungen, Mahnungen
Anlagenverwaltung inkl. AfA-Unterstützung
UStVA-Unterstützung / ELSTER-Workflow (je nach Anbieter)
Export für Steuerberater (DATEV) und für Betriebsprüfung (Datenexport)
Import: Bankdaten/Kasse (CSV)

Online-Buchhaltung (Cloud) vom Steuerberater

Ich biete meinen Mandanten ein Online-Buchhaltungsprogramm an, mit dem Sie Belege digital erfassen und Ihre Buchführung online erledigen können. Vorteil: Als Steuerberater kann ich – je nach Berechtigung – direkt mit in die Buchhaltung schauen, Rückfragen zeitnah klären und den Jahresabschluss effizient vorbereiten.

Praxistipp: Auch bei Cloud-Lösungen sollte eine DATEV-Schnittstelle vorhanden sein, damit die Daten nahtlos in Kanzleisysteme übernommen werden können.

GoBD & Ordnungsmäßigkeit (kurz erklärt)

Bei digitaler Buchhaltung sind die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, zeitnahe Erfassung sowie Unveränderbarkeit zentral. Ein wichtiger Baustein ist die Verfahrensdokumentation (Abläufe, Systeme, Zuständigkeiten, Kontrollen).

Hinweis zu Excel: Excel kann für eine Vor-Erfassung praktisch sein, erfüllt aber regelmäßig nicht die Anforderungen an eine lückenlose Änderungshistorie. Wenn Excel genutzt wird, sollte das Gesamtkonzept (Ablage, Protokollierung, Festschreibung, Verfahrensdokumentation) sauber gestaltet werden.

Im Rahmen von Außenprüfungen kann die Finanzverwaltung Datenzugriff und Auswertungen verlangen. Achten Sie daher auf strukturierte Ablage, Exportmöglichkeiten und prüfungssichere Prozesse.

Buchhaltung und Steuerberatung

Mit einem passenden Buchhaltungsprogramm können Sie Zeit und Kosten sparen – insbesondere dann, wenn Belege, Bankdaten und Auswertungen sauber vorbereitet sind. Ich unterstütze Sie bei Auswahl, Einrichtung (Kontenrahmen, Kontenplan) und laufenden Fragen.

Hilfe zum Thema Buchhaltungsprogramm können Sie per E-Mail anfordern: Buchhaltungsprogramm@SteuerSchroeder.de

Download: Steuerberater – Ihr Partner in der Buchführung

Für den Datenaustausch ist wichtig, dass Ihre Software Daten in einem gängigen Format exportieren kann (insbesondere DATEV) und dass Kontenrahmen/Steuerschlüssel passend eingerichtet sind (z. B. SKR03 oder SKR04).

Welche Buchhaltungsprogramme nutzen Steuerberater?

In Deutschland ist DATEV in vielen Kanzleien verbreitet. Daneben existieren weitere Systeme; für die Mandanten-Zusammenarbeit zählt vor allem: sauberer Export (DATEV), klare Belegzuordnung, Protokollierung und konsistente Kontenlogik.

DATEV (inkl. DATEV Unternehmen online in vielen Setups)
Weitere Kanzleisysteme (z. B. Addison, Simba, Stotax, hmd – abhängig von Kanzlei und Spezialisierung)

Tipp: Wählen Sie als Mandant ein System mit DATEV-Export und klarer Beleg-/Buchungslogik – das reduziert Rückfragen und beschleunigt den Abschluss.

FAQ

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt ein Buchhaltungsprogramm?

In vielen Fällen ja – mindestens zur strukturierten Erfassung von Einnahmen/Ausgaben und zur Belegablage. Auch ohne UStVA profitieren Sie von sauberer Dokumentation und Auswertungen.

Was ist wichtiger: GoBD oder DATEV?

Beides. GoBD betrifft Ordnungsmäßigkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Prozesse. DATEV betrifft den effizienten Datenaustausch mit der Steuerkanzlei.

Ist Cloud-Buchhaltung „sicher“?

Entscheidend sind Anbieter- und Vertragsqualität (Verschlüsselung, 2FA, Rollen/Rechte, Backup-Strategie, Rechenzentrumsstandort/DSGVO) sowie Ihre internen Prozesse.

Kann ich Bankumsätze automatisch verbuchen lassen?

Viele Systeme bieten Regeln und Vorlagen. Dennoch sollten Sie Prozesse zur Kontrolle und Belegzuordnung etablieren, damit Buchungen sachlich korrekt bleiben.

Weiterführende Informationen