Buchhaltungsprogramm für PC, online + Steuerberater

Mit welchem Buchhaltungsprogramm kann ich meine Buchhaltung selber machen?

Willkommen auf meiner Seite Buchhaltungsprogramm

Ohne Buchhaltungsprogramm läuft in der Finanzbuchhaltung nichts. Das gilt sogar, wenn Sie nicht buchführungspflichtig sind und eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Ihre Einnahmen und Ausgaben müssen Sie wie die Umsatzsteuer und Vorsteuer aufzeichnen und am Jahresende eine Anlage EÜR abgeben.

Buchhaltung

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung ist der systematische Prozess der Erfassung, Kategorisierung, Analyse und Zusammenfassung finanzieller Transaktionen eines Unternehmens. Sie dient dazu, ein genaues Bild der finanziellen Lage und Leistung des Unternehmens zu vermitteln. Die Buchhaltung umfasst die Erstellung und Pflege von Belegen über Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Schulden und Eigenkapital.

Warum ist die Buchhaltung wichtig?

• Entscheidungsfindung: Sie liefert Unternehmern und Managern wichtige Informationen, die für strategische Entscheidungen notwendig sind.
• Finanzielle Übersicht: Sie ermöglicht es, die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu überwachen und zu bewerten.
• Rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Steuergesetze erfordert eine ordnungsgemäße Buchführung.
• Budgetierung und Planung: Sie hilft bei der Budgetierung und finanziellen Planung, indem sie Trends und Muster in den Finanzdaten aufzeigt.

Die Buchführung hat damit letztlich

• Bedeutung für die Ermittlung von Betriebsvermögen und Gewinn (durch Vergleich des aktuellen Betriebsvermögens mit dem des Vorjahres) und damit auch für private Entscheidungen der Unternehmer (Entnahmen aus dem Betriebsvermögen, Gewinnverteilung),

• innerbetriebliche Bedeutung als Führungsinstrument für die Steuerung des Unternehmens (Preiskalkulation, Investitionsentscheidungen usw.) sowie

• außerbetriebliche Bedeutung als Beweismittel, Instrument zurRechenschaftslegung und Grundlage für die Steuerberechnung.

Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung

• Einfache Buchführung: Hierbei wird jede Transaktion nur einmal erfasst, entweder als Einnahme oder als Ausgabe. Dieses System eignet sich für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer, die keine komplexen Transaktionen haben.
• Doppelte Buchführung: Jede Transaktion wird zweimal erfasst, einmal als Soll (Debit) und einmal als Haben (Kredit), um die Bilanzgleichung (Vermögen = Schulden + Eigenkapital) zu wahren. Dieses System bietet eine vollständigere und genauere finanzielle Übersicht und ist für mittlere bis große Unternehmen erforderlich.

Wie die Buchhaltung funktioniert

Im Kern der Buchhaltung steht das Erfassen von Geschäftsvorfällen in den Büchern des Unternehmens, üblicherweise durch Buchungen in einem Journal (Tagebuch) und anschließend in einem Hauptbuch. Jede Transaktion wird anhand von Belegen wie Rechnungen, Quittungen oder Bankauszügen nachgewiesen und entsprechend den Kontenplänen kontiert.

Das bei Buchführungspflicht nach Handelsrecht geforderte Buchführungssystem ist die so genannte doppelte Buchführung. Sie besteht aus

• den Grundbüchern für die zeitliche Erfassung der Geschäftsvorfälle,

• dem Hauptbuch für die sachliche Erfassung der Geschäftsvorfälle,

• den Nebenbüchern und

• den Belegen.

Durch die jeweils erforderlichen Gegenbuchungen gewährleistet diese Organisationsform der Buchführung weit gehende Kontroll- und Aussagemöglichkeiten, vor allem hinsichtlich der Gewinnermittlung.

Wie kontiere ich?

Kontieren bedeutet, einer Buchung die richtigen Konten zuzuordnen. Dazu müssen Sie den Geschäftsvorfall analysieren und entscheiden, welche Konten betroffen sind. Zum Beispiel wird der Kauf von Büromaterial als Aufwand auf dem Konto "Büromaterial" und als Abnahme des Bankguthabens oder der Kasse erfasst. Die korrekte Zuordnung hängt von den Grundsätzen der doppelten Buchführung ab.

Download: Tipps zur Buchhaltung

Was ist und wie erstellt man eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist ein Finanzbericht, der die Einnahmen, Ausgaben und den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum zeigt. Um eine GuV zu erstellen, summieren Sie alle Einnahmen und ziehen alle Ausgaben ab. Das Ergebnis zeigt, ob das Unternehmen in dem betrachteten Zeitraum profitabel war.

Wie erstelle ich eine Bilanz und was ist das?

Eine Bilanz ist eine finanzielle Aufstellung, die die Vermögenswerte, Schulden und das Eigenkapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt zeigt. Sie folgt der Gleichung: Vermögen = Schulden + Eigenkapital.

Um eine Bilanz zu erstellen, listen Sie zunächst alle Vermögenswerte des Unternehmens auf, gefolgt von den Schulden. Der Unterschied zwischen Vermögenswerten und Schulden ergibt das Eigenkapital. Die Bilanz hilft Stakeholdern, die finanzielle Stabilität und Liquidität des Unternehmens zu beurteilen.

Das jährliche Ergebnis der Buchführungsarbeiten ist derJahresabschluss. Er besteht grundsätzlich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 Abs. 3 HGB). Daneben haben Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH) und bestimmte offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften im Sinne des § 264 a HGB dem Jahresabschluss einen Anhang hinzuzufügen. Darüber hinaus müssen sie einen Lagebericht erstellen (§ 264 Abs. 1 HGB), soweit es sich nicht um kleine Gesellschaften im Sinne des § 267 HGB handelt.

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PC Buchhaltungsprogramm

Die Buchhaltung ist ein kritischer Bereich für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, und die Wahl des richtigen Buchhaltungsprogramms und Partner in diesem Bereich kann entscheidend für den finanziellen Erfolg sein. Hier erhalten Sie wichtige Aspekte für das Buchhaltungsprogramm sowie wertvolle Tipps für Unternehmer und Selbstständige.

Wichtige Tipps:

1. Buchhaltungssoftware wählen: Die Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware sollte nicht nur auf der Grundlage von Kosten getroffen werden. Wichtig sind auch die Benutzerfreundlichkeit, die angebotenen Funktionen, die Skalierbarkeit der Software mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und die Kompatibilität mit anderen von Ihnen verwendeten Systemen.

2. Integration und Automatisierung: Suchen Sie nach einer Software, die sich nahtlos in Ihre anderen Geschäftssysteme integrieren lässt (z.B. E-Commerce-Plattformen, Zahlungsgateways, Gehaltsabrechnungssysteme). Automatisierungsfunktionen können Zeit sparen und menschliche Fehler reduzieren.

3. Datensicherheit: Da Buchhaltungsdaten zu den sensibelsten Informationen eines Unternehmens gehören, sollte die Sicherheit ein entscheidender Faktor bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware sein. Achten Sie auf Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsaudits durch den Anbieter.

4. Cloud vs. Desktop: Cloud-basierte Buchhaltungslösungen bieten Vorteile wie Zugriff von überall, einfache Integrationen und automatische Updates. Desktop-Lösungen können für einige Unternehmen aufgrund spezifischer Anforderungen an Sicherheit oder Funktionalität besser geeignet sein.

5. Support und Schulung: Ein guter Kundensupport und Schulungsressourcen sind unerlässlich, um das Beste aus Ihrer Buchhaltungssoftware herauszuholen. Überprüfen Sie, welche Art von Support angeboten wird (z.B. Telefon, E-Mail, Live-Chat) und ob es zusätzliche Kosten gibt.

6. Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Buchhaltungssoftware von Ihrem Steuerberater unterstützt wird oder dass Ihr Steuerberater bereit und in der Lage ist, mit dieser Software zu arbeiten. Eine reibungslose Zusammenarbeit kann Zeit und Geld sparen.

7. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Die Bedürfnisse Ihres Unternehmens können sich ändern, ebenso wie die verfügbaren Technologien und gesetzlichen Anforderungen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Buchhaltungssoftware und -praktiken noch angemessen sind und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Mit einem guten Buchführungsprogramm können Sie sich viel Zeit, Geld und Ärger sparen. Beim Kauf eines Buchhaltungsprogramm sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• einfache Handhabung und Bedienung
• "Elektronische Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER
• Schnittstellen für den Datenaustausch (z. B. DATEV-Schnittstelle)
• hohe Datensicherheit (Verschlüsselung und einfache Datensicherung)
• Upgrade-Möglichkeiten (Pflege und Weiterentwicklung)
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Wenn Sie sich für ein Buchführungsprogramm entscheiden, achten Sie bitte auch darauf, dass dieses System den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entspricht. Die Finanzbehörden haben das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und diese mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung durch elektronischen Zugriff auf die gespeicherten Daten zu prüfen.

Wir haben zusammen mit der Firma Cyberlab GmbH ein kostenloses Buchhaltungsprogramm speziell für Freiberufler und Kleinunternehmer entwickelt. Meine Mandanten erhalten MS-Buchhalter gratis:

Das Video vermittelt Ihnen einen kurzen Einstieg in die Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter:

Jetzt MS-Buchhalter kostenlos downloaden ...

MS-Buchhalter: EÜR / Bilanz

Kostenloser Download Buchhaltungsprogramm (Freeware)

Sie können ohne Buchhaltungskenntnisse Ihre Belege selbst erfassen. Das Programm arbeitet mit sog. Buchungsvorlagen, so dass Sie nur noch die entsprechende Vorlage wählen müssen und die Buchung ist fertig.

Anhand eines Beispiels können Sie sich davon überzeugen, wie leicht man die Einnahmen und Ausgaben mit der Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter selbst buchen kann:
Kosten für Werbesendungen, Warensendungen und Geschäftspost mit Lieferanten, Kunden, Bank oder Steuerberater sind als Betriebsausgaben abziehbar. Die Buchung erfolgt auf das Konto „Porto (SKR03 #4910/SKR04 #6800)“. Porto ist nach § 4 Satz 1 Nr 11b UStG umsatzsteuerfrei.

Sie erfassen die Einnahmen und Ausgaben von der Bank bzw. Kasse und das Buchhaltungsprogramm erstellt die Buchungen automatisch nach dem System der doppelten Buchführung.

Sie müssen Ihre Daten nicht mal selbst eingeben, da das Buchhaltungsprogramm Ihre Bankdaten und Kassenbuch einliest. Wiederkehrende Buchungen werden erkannt und nach einmaliger Kontierung auch automatisch verbucht.

Die Belege können Sie einscannen und müssen Sie nicht mehr aus der Hand geben bzw. kopieren.

Sie können sich selbst mit den ausführlichen Auswertungen jederzeit leicht einen Überblick über Ihre finanzielle Situation verschaffen.

Weitere Funktionen des Buchhaltungsprogramms MS-Buchhalter:

• Belege einscannen mit Texterkennung (OCR) digitalisieren
• Faktura: Rechnungen + Mahnungen schreiben
• Anlagenverwaltung, die die Abschreibung bzw. Absetzung für Abnutzung (AfA) automatisch ermittelt und verbucht.
• Kontierungs-ABC Geschäftsvorfälle einfach nachschlagen und Sie haben das richtige Konto gleich gefunden.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER
• Betriebsprüfung: Datenexport für den Prüfer
• Daten-Import lesen Sie Ihre Bankdaten vom online Banking oder Ihr Kassenbuch ein (TXT-Dateien im CSV-Format).
• Daten-Export mit DATEV-Schnittstelle und für TXT-Dateien im CSV-Format (Tabellenkalkulation z.B. für Excel).
• Einfache Installation + Wartung: Sie müssen kein EDV-Fachmann sein.
• Datensicherung: Das Programm sichert die Dateien automatisch in einer Sicherungsdatei.

Das Buchhaltungsprogramm wurde speziell für den einfachen Datenaustausch zwischen Mandant und Steuerberater konzipiert. Sie können die Buchhaltungsdaten sicher verschlüsselt per E-Mail an einen Steuerberater senden, der für Sie dann gerne einen Jahresabschluss bzw. Überschussrechnung aufstellt und Ihre Steuererklärungen erstellt.

Fazit:

Die Buchhaltung ist ein fundamentaler Bestandteil des Geschäftsbetriebs, der strategische Entscheidungen durch präzise und zeitnahe Finanzinformationen unterstützt. Die richtige Buchhaltungssoftware und eine effektive Zusammenarbeit mit einem Steuerberater können die Effizienz steigern, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und letztendlich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Optionen sorgfältig zu bewerten und wählen Sie Lösungen, die mit Ihren Geschäftszielen und -anforderungen übereinstimmen.

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Online Buchhaltung kostenlos

Ich biete meinen Mandanten ein online Buchhaltungsprogramm kostenlos an, mit dem Sie Belege einscannen sowie ihre gesamte Buchführung und Bilanzierung nach dem System der einfachen und auch doppelten Buchführung (Doppik) online erledigen können. Es kann sowohl von Selbständigen, Gewerbetreibenden, Freiberuflern und Kleinunternehmern verwendet werden. Als Steuerberater kann ich Ihnen so optimal bei der Buchführung sowie bei steuerlichen Fragen und dem Jahresabschluss und der Umsatzsteuervoranmeldungen helfen, da ich online gleichzeitig auf Ihre Buchhaltung Zugriff habe. Das spart Ihnen und mir viel Zeit und Geld. Und da alle Daten verschlüsselt und sicher auf einem Server liegen, brauchen Sie sich auch keine Gedanken über Sicherungskopien zu machen und können auch Jahre später noch online auf Ihre Daten und Belege zugreifen.

Ordnungsmäßiges Buchhaltungsprogrammm

Für eine ordnungsgemäße Buchführung kommt der Nachvollziehbarkeit der einzelnen Buchungen zentrale Bedeutung zu. Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind u.a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie sonstige Organisationsunterlagen geordnet aufzubewahren. Siehe auch Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

§ 158 AO verlangt, dass die Buchführung und die Aufzeichnungen den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen. An dieses positive Tatbestandsmerkmal der so genannten formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (BFH-Beschluss vom 20. September 1999 X B 56/99, BFH/NV 2000, 304) knüpft § 158 AO die gesetzliche Vermutung, dass das Buchführungsergebnis sachlich richtig sei. Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist das Gesamtbild aller Umstände im Einzelfall maßgebend. Eine Buchführung kann trotz einzelner Mängel nach den §§ 140 bis 148 AO aufgrund der Gesamtwertung als formell ordnungsmäßig erscheinen. Insoweit kommt der unterschiedlichen sachlichen Gewichtung der Mängel ausschlaggebende Bedeutung zu (vgl. schon BFH-Urteile vom 12. Dezember 1972 VIII R 112/69, BStBl II 1973, 555; vom 7. Juli 1977 IV R 205/72, BStBl II 1978, 307 und vom 17. November 1981 VIII R 174, 77, BStBl II 1982, 430 sowie Beschluss vom 25. Januar 1990 IV B 140/88, BFH/NV 1990, 484; Seer in Tipke/Kruse, § 158 AO Rn. 13).

Sind diese Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde gem. § 147 Abs. 6 Satz 1 AO im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Gem. Satz 2 dieser Vorschrift kann sie im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt gem. § 147 Abs. 6 Satz 3 AO der Steuerpflichtige.

Ein Zeitreihenvergleich kann die Beweiskraft einer formell ordnungsgemäßen Buchführung nach § 158 AO nicht erschüttern. Die Vermutung der Richtigkeit einer Buchführung kann durch einen inneren Betriebsvergleich mit einer sog. qualifizierten Nachkalkulation widerlegt werden. Es muss der Nachweis erbracht werden, dass das Buchführungsergebnis sachlich schlechterdings nicht zutreffen kann. Das Ergebnis eines Zeitreihenvergleichs ist nicht geeignet, die Beweiskraft einer formell ordnungsgemäßen Buchführung gemäß § 158 AO zu verwerfen.

Es liegt nicht im Verantwortungsbereich des Steuerpflichtigen nachzuweisen, dass ein von ihm eingesetztes Kassenprogramm nachträgliche Änderungen verhindert. Dieser Nachweis ist vielmehr durch das Finanzamt zu führen. Zudem kann eine Zuschätzung von Umsätzen nicht allein aufgrund der Tatsache erfolgen, dass bei einer Überprüfung mit dem Chi-Quadrat-Test eine 100%ige Manipulationswahrscheinlichkeit ermittelt wurde. Allein der Umstand, dass ein Chi-Quadrat-Test - eine statistische Methode des Vergleichs der festgestellten Ziffern mit deren theoretisch erwarteter Häufigkeit, basierend auf der Annahme, dass derjenige, der manipuliert, unbewusst bestimmte „Lieblingszahlen“ häufiger verwendet - eine 100%ige Manipulationswahrscheinlichkeit ergeben hat, rechtfertigt keine Zuschätzungen, wenn das häufigere Auftreten bestimmter Zahlen sich zwangsläufig aus der Preisgestaltung des Unternehmers ergibt.

Das Finanzamt ist befugt, die Besteuerungsgrundlagen wegen nichtordnungsgemäßer Buchführung zu schätzen, wenn die festgestellten Lücken Anlass zu berechtigten Zweifeln an der materiellen Richtigkeit der Aufzeichnungen geben. Rechtsgrundlage für die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen ist § 162 AO. Er regelt die Befugnisse des Beklagten, im Verfahren der Festsetzung der Umsatz- und Einkommensteuer des Klägers die Höhe der Umsätze und der Einkünfte aus Gewerbebetrieb zu ermitteln.

Im Fall des § 158 AO trifft die Finanzbehörde die Feststellungslast dafür, dass das Buchführungsergebnis sachlich unrichtig ist (BFH-Urteile vom 9. August 1991 III R 129/85, BStBl II 1992, 55 und vom 24. Juni 1997 VIII R 9/96, BStBl II 1998, 51). Der Steuergläubiger hat im Allgemeinen die objektive Feststellungslast für Tatsachen, die den Steueranspruch begründen oder ihn – wie hier bei einer Schätzung – erhöhen. Nach § 96 Abs.1 Satz 1 FGO entscheidet das Gericht nach seiner freien, aus dem Gesamtergebnis des Verfahrens gewonnenen „Überzeugung”. Bloße Zweifel an der Richtigkeit des Buchführungsergebnisses können deshalb nicht ausreichen. Die Unrichtigkeit muss mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit feststehen. Bestreitet das Finanzamt die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bei Verwendung eines solchen Programms, kann der Stpfl. im Wege der Feststellungsklage die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung feststellen lassen.

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Die GoBD im Schnelldurchlauf

Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese lasse sich unterteilen in drei Hauptbereiche:

• Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen,
• Führung elektronischer Bücher und

Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.

Alle Steuerpflichtigen, die Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) erstellen, müssen die GoBD beachten, sofern sie unternehmerische Prozesse EDV-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Dabei gelten die GoBD ganz unabhängig von der Betriebsgröße.

Buchführungsrelevante Systeme sind in diesem Kontext sowohl das Hauptbuchführungsprogramm als auch Nebenbereiche wie etwa die Anlagen- oder Lohnbuchhaltung. Zudem werden elektronische Archivsysteme sowie elektronische Zeiterfassungssysteme von den Regelungen der GoBD erfasst, wenn sie buchführungsrelevante Daten liefern.

Ein wichtiger Teilbereich der GoBD, der alle drei Hauptbereiche berührt, ist die Verfahrensdokumentation, in der insbesondere alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen.

Wann sind die GoBD für Sie relevant?

Die GoBD sind bereits seit dem 01.01.2015 anzuwenden und gelten grundsätzlich für alle buchführenden Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Betroffen sind aber auch Unternehmer, die ihren Gewinn in Form einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, letztlich also nahezu jedes Unternehmen.

Beispiel:

Als relevant für die Buchführung gelten und daher von den GoBD betroffen sind insbesondere:

• Anlagenbuchführungssysteme,
• Archiv- und Datenmanagementsysteme,
• Auftragsverwaltungssysteme,
• elektronische Kassensysteme,
• elektronische Warenwirtschaftssysteme,
• elektronische Zahlungssysteme,
• Fakturierungssysteme,
• Lohnbuchhaltungssysteme und
• Taxameter.

Die zentralen Leitsätze der GoBD

Da die Verfahrensdokumentation ein Bestandteil der GoBD ist, werden im Folgenden kurz deren Schwer-punkte erläutert. Nur so kann ein entsprechendes Gesamtverständnis für die Thematik entwickelt werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Eine im Ergebnis richtige Erfüllung der buchhalterischen Pflichten reicht nicht aus, auch der Weg zum Ergebnis muss in seiner Darstellung absolut nachvollziehbar sein.

Zudem müssen die Datenquellen für eine weiterführende Prüfung zur Verfügung stehen. In der Welt der elektronischen Buchführung bedeutet dies, dass die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über Grundbuchaufzeichnungen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung lückenlos nachvollziehbar sein muss. Wie die analoge muss auch die elektronische Buchführung so beschaffen sein, dass ein Betriebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die generelle Situation des Unternehmens verschaffen kann.

Wichtig für die Nachprüfbarkeit ist auch, dass kein Inhalt von Dateien, etwa durch die Konvertierung in ein anderes Format, verlorengehen darf. Ganz konkret untersagt die Finanzverwaltung mit den GoBD die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien, wenn die Informationen dann nur noch in diesem Dateiformat vorgehalten werden.

Hinweis:

Beim Wechsel des Buchführungssystems muss das alte System auf einem separaten Rechner bis zum Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, wenn keine direkte Übernahme der Altdatenformate in das neue System möglich ist.

Vollständigkeit

Zu jedem Geschäftsvorfall müssen alle relevanten In-formationen aufgezeichnet werden (z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Speziell bei einer EDV-gestützten Buchhaltung ist zu beachten, dass verdichtete Aufzeichnungen nur dann zulässig sind, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Es darf keine Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen unterschlagen werden. So sind etwa Kassensysteme, die die Erstellung von Belegen ohne entsprechende Verbuchung der Einnahmen ermöglichen, unzulässig. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein. Zudem muss die EDV gegen Datenverlust gesichert sein.

Richtige und zeitnahe Aufzeichnung bzw. Buchung

Alle Aufzeichnungen, die in der elektronischen Buchhaltung erfasst werden, müssen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen. Deshalb sollte zwischen einem einzelnen Geschäftsvorfall und dessen Erfassung in der elektronischen Buchführung stets ein enger zeitlicher Zusammenhang bestehen.

Ganz konkret bedeutet dies, dass unbare Vorgänge - zum Beispiel Überweisungen - innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden müssen. Bei Kasseneinnahmen gilt die Pflicht der täglichen Erfassung.

Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen entsprechend erstellt, gelten folgende Vorgaben:

Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis Ablauf des darauffolgenden Monats erfasst (also verbucht oder zumindest aufgezeichnet) werden.

Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in entsprechenden Ordnern oder auch durch Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen.

Ordnung und Unveränderbarkeit

Alle Geschäftsvorfälle sind in der elektronischen Buch-führung systematisch zu erfassen. Buchungen im System müssen eindeutig und nachvollziehbar sein. Dies beginnt bereits mit der Sammlung der Geschäftsunterlagen, aus denen sich die Buchungen ergeben: Sie muss planmäßig erfolgen. Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollten grundsätzlich getrennt voneinander verbucht und Änderungen in der Buchführung klar dokumentiert werden.

Hinweis:

Vorsicht ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung von MS Excel oder ähnlicher Software geboten. Derartige Programme gewährleisten keine lückenlose Änderungshistorie und werden deshalb von der Finanzverwaltung für Buchhaltungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Das gilt auch für andere Aufzeichnungsmethoden, wie zum Beispiel Fahrtenbücher. Eine Führung der Nachweise in nicht anerkannten Programmen kann letztlich zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs führen (siehe auch Betriebsausgaben).

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Buchhaltung und Steuerberatung

Mit einem Buchhaltungsprogramm können Sie sehr viel Geld sparen. Denn die jährlichen Steuerberaterkosten setzen sich bis zu 50% aus Buchhaltungskosten zusammen. Sie erhalten von mir Unterstützung bei Ihrer Buchhaltung und Steuerberatung, wie z. B. bei der Auswahl des Kontenrahmens als auch bei der Einrichtung des Kontenplans sowie bei der laufenden Buchführung. Hilfe in Sachen Buchhaltungsprogramm können Sie bei mir per E-Mail anfordern: Buchhaltungsprogramm@SteuerSchroeder.de

Download: Steuerberater Ihre Partner in der Buchführung

Wichtig für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist, dass Sie die Daten importiert werden können. Aber welches Programm benutzen Steuerberater? Die meisten Steuerberater nutzen DATEV, daher ist das DATEV-Format ein Standard-Format geworden, welches auch von anderen Buchhaltungsprogrammen genutzt wird. Sie sollten deswegen darauf achten, dass Ihr Programm das DATEV-Format als Export anbietet. Die meisten Programme verfügen über eine DATEV-Export Möglichkeit.

Download: Tipps zur Buchhaltung

Eine andere Möglichkeit der Zusammenarbeit bieten online Buchhaltungsprogramme. Hier können sowohl Sie als auch der Steuerberater auf die Buchhaltungsdaten zugreifen. Dennoch sollte das online Programm eine DATEV-Schnittstelle anbieten, weil der Steuerberater die Daten in seinem System weiter bearbeiten möchte.

Wichtig für den Datenaustausch mit dem Steuerberater ist auch, dass Sie den gleichen Kontenrahmen benutzen. In der Regel wird der DATEV Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 verwendet.

Ein Kontenrahmen ist eine systematische Zusammenstellung von Konten, die zur Buchführung eines Unternehmens verwendet werden. Ein Kontenrahmen gibt also die Struktur vor, wie die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens erfasst und in der Buchhaltung abgebildet werden.

Ein Kontenrahmen enthält typischerweise eine Liste von Kontennummern und -bezeichnungen, die nach Kontengruppen sortiert sind, wie z.B. Bilanzkonten, Erfolgskonten und Sonderposten. Bilanzkonten beziehen sich auf die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital des Unternehmens, während Erfolgskonten Einnahmen und Ausgaben sowie Erträge und Aufwendungen verfolgen.

Kontenrahmen werden in der Regel von der Buchhaltung eines Unternehmens oder von einem Steuerberater erstellt oder ausgewählt. Die Wahl des Kontenrahmens hängt oft von der Größe und Art des Unternehmens ab sowie von den Anforderungen der Steuerbehörden und anderen gesetzlichen Vorgaben. Ein Kontenrahmen erleichtert auch die Vergleichbarkeit von Geschäftsvorfällen und die Erstellung von Jahresabschlüssen.

Als Alternative zur Buchhaltungssoftware können Sie auch Ihre Buchhaltung mit einer Excel-Vorlage erledigen.

Sie können Ihre Buchhaltung auc mit einer Excel-Tabelle (vor-)erfassen (siehe auch Zulässigkeit von Excel-Tabellen in der Buchaltung). Hierfür biete ich Ihnen entsprechende Vorlagen zum Download an:

Bestellformular:

Bankbuch
Kostenloses Bankbuch Excel Vorlage

Download

Kassenbuch
Kostenloses Kassenbuch Excel Vorlage

Download

Kassenbericht
Kostenloser Kassenbericht + Kassenbuch Excel Vorlage

Download

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Welches Buchaltungsprogramm benutzen Steuerberater?

Steuerberater verwenden in der Regel spezielle Steuerberatungssoftware, die für den professionellen Einsatz entwickelt wurde. Diese Programme sind in der Regel sehr komplex und bieten eine Vielzahl von Funktionen, die für den Einsatz in einer steuerberatenden Praxis erforderlich sind. Neben der reinen Buchhaltung werden auch Steuerprogramme integriert. Hier sind einige der gängigsten Steuerberatungssoftware-Programme:

1. DATEV: Dies ist eines der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Steuerberatungssoftware-Programme in Deutschland. Es bietet eine breite Palette von Funktionen, einschließlich Finanzbuchhaltung, Steuerberechnung und elektronischer Übermittlung von Steuererklärungen.

2. Lexware: Ein Programm, das für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde und auch von vielen Steuerberatern genutzt wird. Es bietet Funktionen für die Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für die Erstellung von Steuererklärungen.

3. Addison: Ein weiteres Programm, das von vielen Steuerberatern genutzt wird und Funktionen für die Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für die Erstellung von Steuererklärungen bietet.

4. Sage: Ein Programm, das für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde und auch von vielen Steuerberatern genutzt wird. Es bietet Funktionen für die Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für die Erstellung von Steuererklärungen.

5. DATEV Unternehmen Online: Ein cloudbasiertes Programm, das es Steuerberatern ermöglicht, die Buchhaltung ihrer Kunden online zu verwalten und zu bearbeiten.

6. Stotax

7. Simba

8. hmd

9. WISO + Taxman: Dies ist eine weitere gängige Steuersoftware für Selbstständige, die auch von vielen Steuerberatern in Deutschland verwendet wird. Es bietet eine umfassende Palette von Funktionen, einschließlich Finanzbuchhaltung, Steuerberechnung und elektronischer Übermittlung von Steuererklärungen.

Die Steuerprogramme verfügen über eines Schnittstelle zu ELSTER. ELSTER ist die offizielle elektronische Übermittlungsplattform für die Übermittlung von Steuererklärungen in Deutschland. Es ist für Steuerzahler und Steuerberater verfügbar und bietet eine einfache Möglichkeit, Steuererklärungen online einzureichen.

Jede dieser Software-Programme hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, und die Wahl des richtigen Programms hängt von den Bedürfnissen und Anforderungen eines Steuerberaters ab.

Tipp: Sie sollten bei der Wahl des Buchhaltungsprogramms darauf achten, dass es über eine DATEV-Schnittstelle verfügt.

Mehr Infos zur Buchhaltung finden Sie hier ...

Mehr Infos zur EÜR finden Sie hier ...

Tipp: Mit der Seite Buchhaltung-lernen.com kann man Buchhaltung selbst online lernen.

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